No cotidiano de uma empresa, é normal aparecerem tarefas urgentes. Porém, não podem ser um empecilho ao desenvolvimento do seu negócio e tomar a maior parte do tempo da sua equipe.

Se isso acontecer ou estiver acontecendo, é hora de colocar o pé no freio e entender o que é prioridade na empresa.

Acompanhe o conteúdo a seguir, entenda a importância de definir prioridades de uma empresa e confira algumas dicas.

Por que é importante definir as prioridades da minha empresa?

Definir as prioridades de uma empresa é algo fundamental para cumprir metas e atingir resultados. Sem prioridades, a tendência é que várias tarefas pareçam urgentes. Esse, inclusive, é um problema que diversas empresas enfrentam na atualidade.

Sem a definição do que realmente é prioridade, a rotina dos colaboradores fica estressante, ao serem bombardeados com vários pedidos urgentes, de clientes externos ou internos.

O resultado disso é um trabalho exaustivo da equipe, mas pouco resultado efetivo no final das contas. Por quê? Porque falta priorizar aquilo que realmente é importante para a empresa.

Dicas para definir prioridades na gestão da sua empresa

Pois bem, que é importante priorizar você já sabe. Mas como definir o que é ou não prioridade em uma organização?

Confira as dicas que trouxemos a seguir:

1. Identifique as demandas urgentes e importantes

A primeira dica é diferenciar as tarefas urgentes das que são realmente importantes. Faça uma lista, reúna todas elas e as classifique conforme o nível de urgência e importância.

• Tarefas urgentes: aquelas que precisam ser executadas imediatamente, cujos prazos  normalmente são curtos;
• Tarefas importantes: efetivamente contribuem para que os objetivos e a missão da empresa sejam alcançados a longo prazo. Exemplos: a capacitação do time e a renegociação de contratos com fornecedores.

A divergência nessa classificação é às demandas importantes serem negligenciadas em prol daquelas meramente urgentes.

Sendo assim, identificar e separar o que é urgente e o que é importante possibilita gerenciar o tempo e o de toda a equipe.

Afinal, o ideal é priorizar as atividades que realmente impulsionam sua empresa, portanto, as mais relevantes para o seu negócio.

Leia também: Aprenda a gerenciar seu tempo

2. Estabeleça objetivos

A listagem correta das demandas urgentes e importantes não será possível se sua empresa não tiver objetivos bem claros e definidos. Então, estabeleça-os.

Com metas definidas, estabelecer as tarefas com potencial de promover o crescimento da sua empresa será mais fácil.

Porém, é fundamental que os objetivos sejam:

• Específicos: trace metas mais específicas, como “aumentar 30% as vendas”, ao invés de “aumentar as vendas”. Isto é, os objetivos não podem ser vagos;
• Alcançáveis: o alcance das metas precisa ser possível. Caso contrário, só desmotivará sua equipe e não surtirá nenhum efeito positivo.

3. Defina prazos

Estipular prazos é imprescindível para quem deseja definir prioridades na empresa. Sem prazo certo, não haverá comprometimento dos profissionais. A consequência disso é que o objetivo que você se dedicou a fixar não será atingido.

Do ponto de vista prático, o prazo final de uma demanda proporcionará forma ao plano de ação.

Supondo o exemplo das metas de aumento de vendas mencionadas, faz total diferença se o prazo a se concretizar for de 3 ou de 6 meses.

Nas atividades com prazo estipulado, a equipe precisa se comprometer mais, e a empresa deve definir processos e estratégias que possibilitem que o prazo seja cumprido.

No entanto, os prazos devem respeitar a capacidade produtiva da equipe e de cada colaborador individualmente, estar consoante as particularidades do setor e ser compatíveis com as expectativas de crescimento definidas para a empresa.

4. Aprenda a delegar

Tão importante quanto definir prioridades é aprender a delegar, pois é impossível que uma só pessoa concentre todas as tarefas.

Assim, saiba delegar as demandas que não precisam ser executadas por você, não importa se não são mais ou menos importantes; confie na capacidade dos seus funcionários.

5. Saiba identificar o que pode ser cortado

Em todas as empresas, existem tarefas que podem ser cortadas sem prejuízo. Por algum motivo equivocado, a tarefa foi criada, mas não é necessária. Ou mesmo era importante naquele momento, mas perdeu o propósito com o passar do tempo.

Assim, sempre identifique aquelas demandas que podem ser deixadas de lado. Com isso, você conseguirá se dedicar àquelas que realmente são urgentes.

6. Revise as prioridades constantemente

Depois que sua lista de prioridades estiver pronta, não se esqueça dela. Revise-a periodicamente, pois é comum muitas tarefas deixarem de ser urgentes, e outras importantes já não fazerem mais tanto sentido para os objetivos da empresa.

Com todas essas dicas, será mais fácil entender o que é prioridade numa empresa, principalmente no começo, quando o negócio está se estabelecendo no mercado, já que, dependendo do nível de desorganização das suas demandas, a empresa permanecerá soterrada em urgências intermináveis.

Assim, aplique as informações e as dicas apontadas e comece a identificar e a dedicar mais esforço e tempo às atividades que são, de fato, prioridades.

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