Definir o macroprocesso da empresa é uma tarefa importante numa boa gestão. Pois, é a partir disso que os líderes terão a visão geral de como o negócio funciona. É como se fosse um mapa de todas as atividades empresariais.

Não ter o macroprocesso organizacional desenhado prejudica a gestão de qualquer negócio.

Por isso, este conteúdo vai te proporcionar TUDO o que você precisa saber para documentar os processos da sua empresa e ter a garantia de melhores resultados!

Boa leitura!

O que são os processos dentro de uma empresa?

Os processos dentro de uma empresa são as tarefas que acontecem continuamente seguindo um passo a passo. Cada uma destas atividades cumprem um objetivo geral e um objetivo específico e possuem indicadores individuais de qualidade.   Sendo assim, toda empresa possui vários processos.   

Por exemplo, num restaurante há os processos de: 

• limpeza; 
• atendimento ao cliente; 
• estoque; 
• caixa; e 
• entre outros.    

Numa empresa, é fundamental existir os processos extraordinários – que é uma documentação com o passo a passo de como realizar uma atividade. 

Isso vai garantir que pessoas comuns possam desempenhar aquela atividade com excelência.   

Entenda melhor a importância dos processos extraordinários de uma empresa na explicação a seguir do Marcelo Germano:
 

Agora que você entendeu o que significa ter um processo na empresa, está na hora de entender o que é o macroprocesso. 

O que é o macroprocesso da empresa?

O macroprocesso é o conjunto de tarefas e processos que, juntos, são fundamentais para atingir os objetivos estratégicos da empresa.

Então, dentro do macroprocesso, você vai ter os processos essenciais.

Ou seja, são esses processos que vão garantir a entrega dos resultados da sua empresa.

Ao estabelecer um macroprocesso, a empresa começa a desenvolver uma cultura de processos. Isto é, o hábito e comportamento de estabelecer processos para cada atividade essencial naquele negócio.

Benefícios de definir macroprocesso na empresa

Quando você começa a vivenciar uma cultura de processos, existem três elementos básicos que você precisa entender:

• O gestor vai definir a estratégia;

• Um supervisor vai implantar os processos e garantir que todos sejam executados;

• E as pessoas que trabalham na operação vão ser educadas para usar o processo.

Assim, toda vez que algo dá errado ou uma situação incomum acontece, quem executa o processo deve comunicar a supervisão.

Por exemplo: Se alguém não seguiu o processo corretamente, é preciso registrar essa anomalia e avisar a supervisão.

Primeiramente, vai entender o que aconteceu. Então, se for o caso, vai treinar adequadamente o colaborador.

Seguir esse passo a passo garante que a empresa obtenha diversos benefícios. Este são alguns dos mais certeiros:

Diminuição de erros

Ao ter uma visão holística de todos os processos da empresa, torna-se mais fácil de organizar para que haja o menor número de erros. Além disso, torna-se mais fácil visualizar onde estão ocorrendo equívocos, permitindo agir mais rapidamente na solução.

Aumentar a performance da equipe

Uma equipe guiada por uma cultura de processos sabe exatamente o passo a passo que deve realizar em cada tarefa.

No dia a dia, esta ação permite a cada colaborador executar as atividades de forma mais rápida e produtiva. Assim, o time ganha performance e eficiência.

Agilidade no monitoramento da empresa

Ter um macroprocesso definido é como poder olhar para o computador de bordo de um avião. Só de bater o olho, o piloto consegue conferir todos os indicadores que precisa para analisar a saúde daquele voo.

Da mesma forma, o empresário tem o dever de ter todos os processos e métricas visíveis para que consiga tomar decisões rápidas e assertivas.

Garante melhores resultados

Se o líder souber usar o macroprocesso a seu favor na gestão empresarial terá garantia de melhores resultados na organização.

Afinal, ele estará munido de informações importantes a todo momento, lhe permitindo tomar decisões mais estratégicas de forma rápida.

Como fazer um macroprocesso de uma empresa

Aprenda a seguir o passo a passo de como estabelecer o macroprocesso da sua empresa, documento que você deverá revisitar em toda reunião de estratégia e nas situações em que houver problemas processuais.   

Este documento, assim que pronto, deverá ser explicado a todos os colaboradores. Entretanto, será papel dos líderes de cada setor consultar o macroprocesso toda vez que se depararem com algum erro processual.   

Afinal, o macroprocesso não deve ser escrito em pedra. Cabe ao gestor, líderes e colaboradores ter ideias para aprimorar este documento.  

1. Identificar e validar subprocessos

O primeiro passo é identificar os subprocessos, ou seja, entender quais são as tarefas que fazem parte de cada atividade da sua empresa.    

Por exemplo, no departamento financeiro existem os processos de conciliação bancária, fluxo de caixa, DRE, emissão de nota fiscal, entre outros.   

Para identificar quais são os processos, é preciso fazer uma consulta minuciosa junto dos líderes de cada setor e, se possível, com toda a equipe.   

Para realizar esta etapa esteja munido de todas as dicas! 

Confira no episódio 37 do Podcast EAG uma aula completa com o Marcelo Germano que vai te ensinar o passo a passo de como criar processos na empresa.  

2. Validação dos subprocessos

A segunda etapa é validar os subprocessos com a sua equipe por meio de uma auditoria.

Nessa auditoria você deverá treinar alguns funcionários para realização de uma tarefa. 

Os colaboradores selecionados deverão checar se os processos estão sendo executados corretamente ou não.   

A auditoria poderá ser repetida de tempos em tempos para garantir a melhoria constante dos processos internos. 

Na Empresa Autogerenciável ela é feita a cada 6 meses.   

Já que está determinado a criar o macroprocesso do seu negócio, este é um bom momento para fazer a sua primeira – ou nova – auditoria.  

3. Crie um fluxograma de processos

Agora que você já identificou e validou os subprocessos está na hora de criar um fluxograma de processos respeitando a hierarquia da empresa. 

Para isso, uma ferramenta de fluxogramas irá te ajudar.   

Aqui está algumas dicas de ferramentas para criar fluxogramas 100% gratuitos:

Lembre-se sempre de respeitar a hierarquia do macroprocesso: 

PROCESSO > SUBPROCESSOS > ATIVIDADES > TAREFAS >   

Caso tenha dúvidas, use o modelo de fluxograma de macroprocesso abaixo para embasar o seu desenho!     

Confira a explicação do Marcelo Germano exemplos de como fazer o fluxograma e tire suas dúvidas sobre como estabelecer o seu! 
 

4. Revise o macroprocesso

Assim que terminar, visualize o seu macroprocesso e identifique possíveis pontos de erros. A partir daí, você já estará usando o documento que acabou de criar para aprimorar a gestão empresarial.

Exemplo de macroprocesso organizacional

Precisando de mais modelos antes de ir à prática?

Confira a seguir um exemplo de macroprocesso da APS (Atenção Primária à Saúde) realizado pelas Unidades Básicas de Saúde dos municípios brasileiros. O documento foi disponibilizado em uma oficina de macroprocessos do Conass (Conselho Nacional de Secretários de Saúde).

Exemplo de macroprocessos de um restaurante

Os processos operacionais de um restaurantes incluem:

• Financeiro e administração de caixa: esse é um dos primeiros passos que devem ser aplicados, fiscalizando assim como está a saúde financeira do negócio;

• Controle de estoque: essa é uma das principais áreas dessa modalidade, onde tem impacto em todos os outros locais do restaurante. É preciso cuidar para que tudo esteja abastecido, não ultrapasse o prazo de validade ou haja o desperdício por vários outros fatores;

• Gestão da cozinha: nesse caso, é preciso cuidado no momento de criar os pratos de acordo com os pedidos solicitados, evitando também o excesso ou falta de alimento, observando a higiene, o padrão exigido e muito mais;

• Atendimento: é preciso também ter cuidado no momento do atendimento prestado aos clientes, fornecedores e todos aqueles que frequentam o local, além de saber lidar com situações inesperadas. Treinamentos devem ser constantes para a melhor implementação da área;

• Fiscalização das vendas: o ponto aqui é entender mais sobre a lucratividade e se está acontecendo a rentabilidade do negócio efetivamente, o que é feito pelo acompanhamento de métricas e indicadores; e

• Manutenção e higiene: processos obrigatórios no dia a dia, a higiene e manutenção devem estar na lista dos macroprocessos desse estabelecimento.

Exemplo de macroprocessos logístico

Já no caso da logística, os macroprocessos são:

• Logística de entrada: desde os materiais até produtos, assim como a relação com os fornecedores devem estar registrados nesse processo;

• Processos internos: aqui acontece o controle das movimentações internas e dos materiais que existem no estoque, assim como a fabricação ou produção da companhia;

• Reversa: no caso dos produtos e materiais, é quando os itens advém do cliente, seja por troca, defeito ou devolução de resíduos, como é o caso de pneus ou baterias; e

• Saída: aqui, há o cuidado do que está saindo para o cliente ou eventuais fornecedores.

Exemplo de macroprocessos de recursos humanos

No caso dos recursos humanos, são:

• Provisão: aqui há o encaixe do processo de recrutamento de novas pessoas, assim como toda a seleção necessária e avaliações envolvidas;

• Aplicação: envolvendo a avaliação de desempenho, demais orientações para os funcionários e a criação de plano de carreira;

• Remuneração: quais serão os programas de incentivo ou benefícios aplicados na vaga?

• Desenvolvimento: como será realizado o processo de desenvolvimento e treinamento dos colaboradores da empresa?

• Manutenção: aqui são feitos os cuidados em relação trabalhista, segurança do trabalho, higiene e manutenção do clima organizacional do time; e

• Monitoração: por fim, todos os processos e dados precisam ser documentados por esse setor.

Tipos de macroprocesso

Existem 3 tipos de macroprocessos que podem ser usados numa empresa:

• Macroprocesso primário ou do negócio: funciona como o coração da organização. Nele, se têm a visão geral de toda a atividade empresarial até o cumprimento do propósito organizacional;

• Macroprocesso gerenciais: é aplicado aos processos relacionados à estratégia da empresa. Tem a função de visualizar, gerenciar e analisar o futuro operacional ou financeiro da organização; e

• Macroprocesso de apoio ou suporte: atividades da empresa que não estão relacionadas à atividade principal. Trata-se da visão geral dos processos primários ou de suporte a um, ou mais setores.

Confira um exemplo do processo de venda de uma empresa.

Diferença entre organograma e macroprocesso da empresa

O organograma organizacional é uma visão geral da hierarquia de funções de todos os setores da empresa. Ou seja, todos os cargos presentes na organização e a forma com que eles se relacionam. 

É a visão geral de pessoas. 

Confira aqui como fazer um organograma empresarial.  

Enquanto isso, o macroprocesso da empresa é a visão geral dos processos e atividades que cada uma dessas pessoas realiza, podendo ser visualizado em diferentes níveis de profundidade.   

Ambos os documentos são necessários para uma boa gestão empresarial. 

Por isso, confira a seguir a explicação do Marcelo Germano sobre quando usar cada uma destas ferramentas no seu dia a dia enquanto dono de empresa:  

 

Diferença entre macroprocesso e instrução de trabalho (IT)

Os macroprocessos são diferenciados da Instrução de Trabalho porque apenas informam quais são os afazeres necessários que precisam ser executados pelos colaboradores.

Já as instruções de trabalho explicam especificamente o que precisa ser feito, como deve ser executado e todos os detalhes para que essa ação possa ser executada por qualquer pessoa.

Portanto, um é complementar ao outro, onde podem até mesmo serem mapeados em conjunto, onde os macroprocessos são determinados e a instrução de trabalho usada para especificar o que deve ser feito.

Diferença entre processo, macro processo e subprocesso

Por fim, é importante entender a diferença entre os tipos existentes, que são divididos entre:

• Processo: é quem vai permitir com que o macroprocesso seja concluído, onde é definido como a junção das demais atividades complicadas, assim como os subprocessos e atividades diferentes entre si;

• Macroprocessos: aqui a visão é mais ampla diante da atividade que precisa ser feita, onde geralmente usa de mais de um setor, cargo e até mesmo função. Eles tem ligação com o produto ou serviço que a empresa produz; e

• Subprocessos: aqui há o conjunto de ações e tarefas específicas que compõem o processo por completo, ou seja, é o que deve ser feito de forma mais detalhada ainda. O processo depende especificamente da execução dos subprocessos.

Precisando de ajuda para ajustar os processos da sua empresa? 

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