É natural que empresas desenvolvam várias fórmulas e ações executadas diariamente para atingirem o sucesso, seja para vender, angariar novos clientes e muito mais.

 

Porém, é mais do que preciso saber como otimizar todos esses processos conforme há uma maior demanda, crescimento e desenvolvimento da companhia e de seus funcionários.

 

Confira abaixo como funciona essa parte essencial de seu negócio e fique de olho em nossas dicas.

 

O que é otimização de processos?

A otimização de processos acontece quando há a necessidade de atualizar aquilo que já está sendo feito há muitos anos.

 

Nesse caso, geralmente é ocasionado porque alguns problemas aconteceram e precisam de uma revisão, ou, a própria companhia notou a necessidade de atualização de algumas questões.

 

Importância da otimização de processos nas pequenas e médias empresas

Sua empresa possui uma política de descontos em fretes para a região sul, porém, nenhum benefício para os compradores do norte ou nordeste do país, por exemplo.

 

De repente, a demanda começa a aumentar especificamente nesses estados que não tem esses benefícios. Pode ser que esse seja o momento de parar e pensar em modificar essa questão.

 

Essa é uma otimização de processo simples, porém, que é bem mais comum do que se imagina de acontecer nas companhias, principalmente quando o foco é a experiência do cliente.

 

Os benefícios da otimização de processos vão muito além disso, nesse caso:

• Aumenta a concorrência entre o nicho atuante;
• Maior foco nas atividades e ações empresariais;
• Práticas organizacionais mais direcionadas;
• Visão mais ampla e simples do que deve ser feito para atingir as metas;
• Acompanhamento de indicadores com continuidade.

Confira no vídeo abaixo mais sobre quais são os principais motivos do porque você precisa de processos extraordinários dentro de sua companhia!

Quando fazer otimização de processos?

O tempo indicado para fazer uma otimização de processos é de forma constante, sempre que a empresa acreditar que for necessário reaver algumas questões.

 

Mas, é preciso sempre estar de olho em processos de feedbacks, reuniões de alinhamento, como está o turnover da empresa, o que os clientes tem a dizer e muito mais.

 

Tudo isso será essencial para que a companhia consiga organizar de forma precisa e direcionada o que será feito, otimizando tempo, dinheiro e até pessoas.

 

Quem deve fazer otimização de processos na empresa?

Tudo isso varia de qual é o estilo de gestão da empresa, onde podem ser questões como:

• Otimização somente advinda do setor dos sócios, de investidores ou acionistas;
• Por parte dos líderes, onde querem implementar questões específicas dentro do setor de atuação;
• Dos próprios funcionários, quando acreditam que algo pode ser melhorado no dia a dia interno, externo ou no atendimento de clientes.

Não importa de onde vem, o importante é que seja realizado e tenha-se a intenção de trazer melhorias condizentes para todo o negócio de forma geral.

 

Como fazer otimização de processos? Passo a passo

Quer saber como fazer a otimização de processos da forma mais correta e assertiva dentro de sua companhia?

 

Confira abaixo um guia completo e direcionado para colocar em ação o quanto antes dentro de sua empresa!

 

1. Mapeie os processos

O primeiro passo é começar o mapeamento de todos os processos que precisam ser restaurados e refinados.

 

Tudo isso inicia-se com uma organização do setor responsável ou do líder em questão, assim, deve-se ter todos os pontos verificados para dar continuidade aos próximos pontos.

 

2. Identifique falhas

Aqui o melhor é se ter um dado que indique de que algo está errado ou um processo do qual não está ornando mais dentro da empresa.

 

Assim, você terá uma certeza de que isso precisa ser modificado e corrigido o quanto antes.

 

3. Peça ajuda da equipe

Não deixe de conversar com todos os envolvidos dentro da equipe para que possam expor seu ponto de vista e até mesmo melhorias que podem ser implementadas.

 

Tudo isso também ajuda no desenvolvimento de toda a equipe em sua autoridade, senso de crítica e crescimento dentro da empresa.

 

4. Faça testes A/B 

Que tal comparar dois possíveis resultados e as potenciais implementações? Tudo isso será essencial para que consiga entender qual é o mais condizente e com melhores retornos para sua companhia.

 

Assim, faça um teste interno com os colaboradores e se possível, use o banco de dados dos clientes já cadastrados para angariar mais respostas.

 

5. Treine a equipe para o novo processo

Depois de compreendido o que será modificado, é o momento de deixar todos os envolvidos da equipe a par das novidades, assim, podem se acostumar e até mesmo encontrar novas implementações necessárias.

 

6. Acompanhe e dê feedback

Faça o acompanhamento das mudanças para que assim, como citado anteriormente, possíveis mudanças sejam executadas enquanto ainda há tempo.

 

Lembre-se de traçar o feedback tanto para o procedimento implementado, para as pessoas envolvidas e até mesmo do serviço de forma geral.

 

7. Repita o procedimento

Agora é o momento de repetir o procedimento até que ele se torne parte do dia a dia das pessoas do setor, do cliente ou tantas possibilidades.

 

Com certeza ele se tornará apenas mais um processo de rotina e com melhorias muito melhores do que antes vistas.

 

Quer algumas dicas de como implementar demais processos empresariais? Confira abaixo quais são os indicadores e ferramentas mais indicados!

Exemplos de otimização de processos

Um dos exemplos usados no podcast acima é sobre a democratização do conhecimento.

 

Mas, como assim? É preciso que um processo ou ação da qual é executada pelas pessoas, seja de conhecimento de todos os envolvidos, e não apenas de um indivíduo.

 

Isso acontece porque é preciso pensar que existem casos em que pode-se acontecer algo com esse portador em específico, deixando sua companhia na mão quanto menos esperar.

 

Assim, pode ser o momento exato de deixar com que essa ação em específica seja possível de ser aplicada por todas as pessoas, principalmente em casos extremos.

 

Quais ferramentas de otimização de processos?

Existem várias ferramentas que podem ser usadas para otimizar mais ainda os processos de sua empresa, nesse caso, são elas:

 

Matriz Sipoc

A sigla SIPOC significa Supplier Input Process Output Customer, onde dá uma análise completa nas entradas e saídas dos processos de sua empresa.

 

Nesse caso, ela analisa:

• Entradas dos processos;
• Quem são os fornecedores envolvidos;
• Etapas do processo;
• Saídas desse procedimento;
• Quem são as pessoas envolvidas.

Matriz GUT

Aqui a intenção é compreender quais são as prioridades de ação, nesse caso:

• Gravidade;
• Urgência;
• Tendência.

É preciso colocar uma nota entre 0 até 5 em cada um dos pontos levantados, começando pelo de maior nota e deixando os mais baixos para a posterioridade.

 

Método Kanban

Esse é um dos métodos mais utilizados diariamente por várias pessoas, onde ele usa da visão para compreensão do que precisa ser feito e da urgência.

 

Nesse caso, são posts its ou etiquetas em que estão separadas em três etapas:

• A fazer;
• Estão sendo feitas;
• Finalizadas.

Esses são alguns dos métodos mais indicados para se inspirar e começar a inserir no dia a dia de sua companhia, portanto, encontre aquele que mais condiz com a sua equipe e realidade!

 

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