Vendas, recrutamento, marketing e outras áreas importantes do negócio dependem da capacidade dos líderes e funcionários de uma empresa de trocarem informações, colaborar e tomar decisões.
Mas, como muitas empresas sabem bem, este fluxo de informações nem sempre é tranquilo e perfeito. Quando a comunicação é interrompida, os resultados podem variar desde baixa motivação e relações tensas para até perda de oportunidades e de lucros. Alguns líderes e especialistas de empresas compartilharam alguns dos pontos mais comuns da falha na comunicação no local de trabalho.

Sobrecarga de e-mail

Empresas e funcionários podem se comunicar através de telefonemas, mensagens de texto, serviços de chat e redes sociais hoje em dia. E ainda assim, a maioria das empresas usa o e-mail como seu principal método de comunicação. Phil Simon, consultor de empresas e autor de “Message Not Received” (ou, em português, “Mensagem não recebida”), disse que uma pessoa média recebe de 120 a 150 e-mails por dia. Por mais que a entrega da mensagem seja normalmente confiável, ele disse que é muito provável que a pessoa irá apagá-lo ou nem mesmo ver aquele e-mail específico e, portanto, poderia perder uma informação crucial.
Simon também observou que os funcionários podem rapidamente se tornar oprimidos pela quantidade de informação que estão obrigados a processar através de suas caixas de entrada, especialmente quando estão cheios de jargões confusos do mercado.
“Você ficaria chocado com a quantidade de vezes que as pessoas enviam jargões [por e-mails] e esperam que as outras os entendam”, disse Simon para a Business News Daily. “Se elas não entendem, elas acabam tomando decisões com base em informações incompreendidas”.

Perda de controle sobre situações externas

Se há alguma questão relacionada com a economia ou com o mercado que está afetando o seu negócio, você deve explicar isso aos seus funcionários antes que eles ouçam de fontes externas à empresa. Jennifer Connelly, fundadora e CEO da empresa de relações públicas JCPR, disse que algumas empresas cometem o erro de deixar fontes externas controlarem a mensagem que seus funcionários e partes interessadas recebem, ao invés de se tornar a fonte de notícia deles.
“Quando se trata de comunicação interna, muitas vezes eu vejo as empresas tomarem uma posição laissez-faire, uma abordagem apática de ‘esperar para ver’”, disse Connelly. “Este é um grande erro, pois abre a porta para desinformação, rumores e insinuações – tudo o que pode representar um dano significativo a uma marca. É essencial que as empresas se comuniquem abertamente e livremente, antecipando e respondendo a perguntas antes mesmo de serem perguntadas”.

Silos comunicativos

Silos ocorrem quando as pessoas de diferentes posições em uma empresa – sendo de um único departamento ou uma equipe executiva inteira – se concentram apenas em seus próprios objetivos e não colaboram com outras pessoas que poderiam lhes fornecer uma nova perspectiva do “panorama geral”. Enquanto isso tende a acontecer em grandes empresas, Enon Landenberg, fundador e CEO da empresa de consultoria e de tecnologia sFBI, disse que isso pode ocorrer em empresas de pequeno porte também.
“É muito possível que os departamentos se concentrem em excesso em seus próprios trabalhos e percam as grandes ideias que surgem apenas da colaboração”, disse Landenberg. “Os egos [podem impedir] discussões honestas sobre a qualidade do trabalho, melhorias necessárias e ideias novas”.
“Não importa o tamanho da organização, a empresa não vai avançar de forma eficaz se as pessoas que trabalham lá têm prioridades diferentes”, acrescentou Marni Mandell, diretor de desenvolvimento de negócios e relações com investidores da sFBI.

Falta de comunicação

De acordo com uma pesquisa de 2014 do About.com, as três principais razões pelas quais os funcionários estão insatisfeitos com seus empregos são todas relacionadas com a comunicação: falta de direção da gerência (38%), má comunicação geral (14%) e mudanças constantes que não são bem comunicadas (12%). Isso demonstra que há um problema sério na forma que os líderes estão circulando informações dentro de suas empresas.
“As mensagens são enviadas e recebidas com a empresa querendo ou não se comunicar”, disse Tim Eisenhauer, cofundador e presidente da plataforma corporativa Axero. “A falta de comunicação também pode enviar uma mensagem forte”.
Não deveria ser nenhuma surpresa, então, que a motivação dos funcionários pode ser abalada gravemente se você não estiver atualizando-os regularmente.
“Muitas vezes, as pequenas empresas operam sob a suposição de que os funcionários sabem o que está acontecendo ou, se não sabem, eles irão descobrir por conta própria”, disse Jeff Corbin, fundador e CEO da APPrise Mobile, criador do theEMPLOYEEapp. “No entanto, na maioria das vezes, este não é o caso. [Além disso], a maioria das pequenas e médias empresas não tem… um departamento de recursos humanos separado. Como resultado, as questões que envolvem comunicações de funcionários e motivação tendem a cair para o final da lista de prioridades”.

Reparando processos de comunicação falhos

Se estas situações soam familiares, talvez seja necessário começar a corrigir a maneira como a sua equipe discute e compartilha informações. As nossas fontes recomendaram tomar os seguintes passos para colocar a comunicação na sua empresa de volta aos trilhos.
Limite e-mails internos. Enquanto o e-mail pode ser a maneira mais fácil de enviar uma mensagem para a sua equipe, tente manter o número de mensagens a um mínimo. Corbin disse que e-mails muitas vezes são ignorados quando há muitos deles, por isso, a sua mensagem é muito menos provável de ser notada.
Da mesma forma, Simon observou que os e-mails internos “urgentes”, bem como aqueles que se desdobram em várias mensagens, devem ser evitados a todo o custo por este motivo.
“Se é realmente urgente, use o telefone”, ele disse. “[Eu sigo] a regra de três e-mails: Depois de três mensagens, continuamos pelo telefone”.
Incorpore métodos de comunicação alternativos. A sua empresa provavelmente usa outras formas de comunicação, além de telefone e e-mail, mas é importante integrá-los em sua rotina diária e verdadeiramente incorporá-los como ferramentas de compartilhamento de informações. Eisenhauer e Simon concordaram que plataformas corporativas de intranet social com recursos como chat, atualizações da empresa, notificações e capacidades de publicação podem ajudar a melhorar a comunicação interna, pois os empregados estão acostumados a usar redes sociais de estrutura semelhante, como Facebook e LinkedIn.
Corbin aconselha, também, incluir aplicativos móveis e de vídeo conferência para se comunicar com os empregados. Isto não só lhe permitirá se adaptar à mudança de estilos de trabalho, mas também mantém todos conectados, mesmo se estão no escritório, na rua ou trabalhando de casa.
Incentive a comunicação frequente (dos dois lados). Para melhorar as suas comunicações internas, a tecnologia só irá te ajudar até certo ponto. É importante dar o exemplo e incentivar os funcionários a se abrirem, tanto para você, quanto uns aos outros.
“Os executivos precisam manter um diálogo aberto com as suas equipes, compartilhando o máximo de informações possível e incentivando os funcionários a expressar dúvidas ou preocupações”, disse Connelly. “Manter linhas claras de comunicação é uma das melhores maneiras de construir uma força de trabalho confiável, comprometida e dedicada”.
“Se mostre disponível para conversar… e incentive perguntas”, acrescentou Landenberg. “Esse tipo de comportamento define o tom para todo o negócio, aquele onde os funcionários se sentem confortáveis para se comunicar entre si”.
Eisenhauer lembrou da importância de os empregadores mostrarem que valorizam os inputs das equipes ao realmente ouvi-las.
“Considere… o tipo de cultura que você quer que o seu negócio tenha”, disse ele. “É extremamente importante dar aos funcionários uma maneira de expressar suas opiniões. Os líderes de negócios nunca devem assumir que sabem o que seus funcionários pensam – ao invés disso, eles devem fornecer uma maneira para os funcionários lhes dizer”.
Artigo traduzido: http://www.businessnewsdaily.com/7954-business-communication-failures.html
Separei alguns artigos que possam te ajudar neste assunto:

• [Infográfico] Como melhorar a comunicação nas empresas
• 4 estratégias que funcionam para manter os seus melhores funcionários

Assista ao Webinário Descubra os 5 Passos para você Ter Uma Equipe que Veste a Camisa da Sua Empresa e Entrega Resultados Acima da Média, Para Que Você NÃO Seja um​​​​​​​ Prisioneiro da Sua Própria Empresa]]>