Você se considera eficaz no trabalho? Embora muitos de nós gostemos de pensar que somos 100% eficazes, a verdade é que a maioria tem pontos fortes e fracos que impactam a nossa produtividade.
A maioria de nós poderia se beneficiar de alguns pequenos ajustes em algumas de nossas habilidades para se tornar ainda mais eficaz. Por exemplo, talvez você sempre tenha se destacado em relação à gestão do seu tempo. Mas quanto tempo você realmente investe para aprender novas habilidades ou ficar a par de todas as tendências do mercado?
Ou talvez você seja bom em gerir as demandas diárias que chegam até você, mas quando as coisas ficam realmente complicadas, as suas habilidades de comunicação deixam a desejar à medida que os níveis de estresse começam a subir.
Ser realmente eficaz no trabalho pode trazer muitas vantagens agora e ao longo de toda a sua carreira. Trabalhadores eficazes conseguem projetos interessantes, ganham clientes importantes e são muito respeitados por seus colegas e chefes. Mas como você pode se tornar mais eficaz e garantir que você não perca essas grandes oportunidades? E no que você deve focar?
Isso é o que iremos explorar neste artigo. Nós vamos analisar as habilidades que você pode desenvolver para se tornar mais eficaz no trabalho e também iremos rever as estratégias e os recursos que você pode usar para aumentar a sua eficácia.

Passo 1: Identifique as Prioridades

Se alguém te perguntasse sobre o que é o seu trabalho, você teria uma boa resposta? Um dos passos mais importantes para se tornar realmente eficaz no trabalho é conhecer o propósito do seu trabalho. Afinal, se você não sabe qual é o objetivo final do seu trabalho, como você espera poder definir prioridades de forma adequada? (Se você não definir prioridades, você vai estar sempre enterrado debaixo de uma montanha de trabalho, incapaz de dizer a diferença entre o que é importante e o que não é).
Para identificar o verdadeiro propósito do seu trabalho e definir o que é necessário alcançar de acordo com a sua posição atual, faça uma análise de trabalho. Isso irá ajudá-lo a descobrir quais são seus objetivos mais importantes, de modo que você possa começar a priorizar tarefas de forma eficaz.

Passo 2: Adote uma boa atitude

Trabalhadores eficazes possuem uma “boa atitude”. Mas o que isso realmente significa? Pessoas com uma boa atitude tomam a iniciativa sempre que podem. Elas ajudam seus colegas em necessidade sem esperar nada em troca, elas estão dispostas a trabalhar mais quando alguém está afastado da empresa por motivo de atestado médico e elas se certificam de que o trabalho é feito com os mais altos padrões.
Ter uma boa atitude no trabalho vai trazer muito mais para você do que apenas o respeito dos seus colegas: definir normas e padrões para o seu trabalho e comportamento significa que você está tomando a responsabilidade para si. Esta característica admirável é difícil de ser encontrada em muitas organizações. Mas demonstrar ética e integridade na tomada de decisão podem abrir muitas portas para você no futuro.
Portanto, se concentre em adotar uma boa atitude no trabalho e em tomar decisões condizentes com essa atitude. No mínimo, você irá dormir melhor à noite!

Passo 3: Desenvolver habilidades essenciais

As chances são que você tenha muitas demandas competindo pelo seu tempo. Uma das melhores formas para se tornar mais eficaz no trabalho é aprender a gerir o seu tempo de forma mais eficiente. Outras habilidades-chaves incluem aprender a gerir o estresse, melhorar suas habilidades de comunicação e tomar medidas para o desenvolvimento da sua carreira. Tudo isso pode ter um impacto grande sobre a sua eficácia no trabalho.
Vamos analisar cada uma dessas habilidades com mais detalhes.

Gestão do Tempo/Produtividade

Provavelmente, é a mais importante para se tornar mais eficaz no trabalho. Sem gerir o seu tempo, os seus dias vão parecer uma corrida frenética, com cada projeto, e-mail e telefonema competindo pela sua atenção.
Comece olhando a sua agenda diária. Você sabe como você gasta o seu tempo todos os dias? Se a resposta é não, você poderá ficar surpreso! Utilize um log de atividades para analisar quanto tempo você está dedicando às suas tarefas, como reuniões, e-mails e ligações. Analisar o que você faz todos os dias pode ser uma experiência esclarecedora, especialmente se você descobrir que está gastando muito tempo em tarefas que não te ajudam a atingir seus objetivos.
Após saber quanto tempo você está dedicando às diferentes tarefas, você precisa aprender a prioriza-las. Se você sabe quais trabalhos são importantes e quais podem ser reagendados ou delegados, você será capaz de se concentrar no trabalho que traz mais valor. Para manter um monitoramento sobre suas atividades, utilize uma ferramenta de organização como uma To-Do List ou (melhor ainda) um Programa de Ação para se certificar de que você não esqueça de suas tarefas e compromissos vitais.
Ser eficaz no trabalho significa que você utiliza o tempo ao seu favor. Se programe para executar as suas tarefas mais importantes e com o valor mais alto para os momentos do dia em que você está se sentindo mais enérgico. Isso aumenta a sua resistência a distrações e te ajuda a entrar no modo produtivo. Um dos nossos artigos, Isso é uma Tarefa Matinal?, te auxilia a identificar quando no seu dia você tem mais energia, de modo que você consiga agendar suas tarefas de acordo. E nosso outro artigo, Você é um Procrastinador?, possui um teste que irá te ajudar a lidar com hábitos que estão matando a sua eficácia.
Definir metas é outro elemento importante para trabalhar de forma produtiva. Após ter feito uma análise do seu trabalho (veja o passo 1), você terá uma noção clara de qual é o seu papel. Utilize essas informações para definir metas de curto e longo prazo. A vantagem de fazer isso é que seus objetivos funcionam como um roteiro – afinal, você nunca vai chegar a lugar nenhum se você não sabe para onde está indo!
Boa organização também é algo importante para trabalhar de forma eficaz e produtiva. Se você é desorganizado, você pode perder uma enorme quantidade de tempo procurando por itens perdidos. Portanto, aprenda a se organizar corretamente e aprenda a criar um cronograma eficaz.
Quer mais dicas sobre produtividade? Assista a esse vídeo bem rápido

Habilidades de Comunicação

Pare por um minuto e reflita o tanto que nos comunicamos todos os dias. Nós fazemos ligações telefônicas, participamos de reuniões, escrevemos e-mails, fazemos apresentações, falamos com os clientes e assim por diante. A verdade é que parece que passamos o dia todo nos comunicando com as pessoas ao nosso redor. É por isso que boas habilidades de comunicação são essenciais, especialmente quando o seu objetivo é trabalhar de forma mais eficaz.
Comece desenvolvendo a sua escuta ativa. Isso significa que você aprenderá a fazer um esforço para realmente ouvir e entender o que as outras pessoas estão dizendo a você.
Não se distraia com o que está acontecendo ao seu redor e não planeje o que você vai dizer em seguida enquanto a outra pessoa está falando. Ao invés disso, somente ouça o que estão dizendo. Você ficará bastante surpreso ao perceber o quanto de problemas surge através de uma comunicação falha e que pode ser evitado simplesmente ouvindo ativamente.
Em seguida, analise as suas habilidades de escrita. Quão bem você se comunica por escrito? Comece com seus e-mails. A maioria de nós escreve dezenas de e-mails todos os dias. Mas existem muitas técnicas que podemos utilizar para escrever e-mails mais eficazes – aqueles que realmente são lidos!
Por exemplo, sempre se mantenha ao tópico principal ao escrever um e-mail. Colocar vários temas importantes em uma mensagem fará com que seja difícil para o seu colega priorizar e classificar as informações. Se a mensagem tem vários pontos diferentes, enumero-os em sequência ou divida-os em mensagens separadas com seus respectivos assuntos.
Além do e-mail, nós também escrevemos através de outros meios, como Mensagens Instantâneas, relatórios e apresentações. Você vai ser mais eficaz na sua função se você aprender a se comunicar melhor em todos esses meios e o seu chefe e seus colegas serão obrigados a te parabenizar pelas suas habilidades, uma vez que eles são os que mais ganham com isso!
Dica: se você gostaria de saber mais sobre como se tornar um escritor melhor, a nossa Mini Sessão de Treinamento sobre Comunicação por Escrita pode te ajudar.

Estresse

Um pouco de pressão pode ser algo bom. Mas quando a pressão excede a sua capacidade de lidar com ela de forma eficaz, a sua produtividade cai e o seu humor sofre. Você também perde a capacidade de tomar decisões sólidas e racionais, além de muito estresse causar problemas de saúde, tanto no curto, quanto no longo prazo.
Não importa o que você faça, você provavelmente vai se deparar com o estresse inúmeras vezes ao longo da sua carreira, talvez seja até mesmo algo regular. É por isso que aprender a gerir o estresse é um fator essencial para se tornar mais eficaz no trabalho.
Tente ter uma boa noite de sono todas as noites e tente evitar ao máximo levar trabalho para casa. Também é importante relaxar quando você chega em casa a noite.
Se você não sabe ao certo o que desencadeia o seu estresse, faça um diário do estresse por uma ou duas semanas. O diário te ajudará a identificar os eventos que causam o estresse e em que grau isso acontece. Quando você está se sentindo calmo, você pode, então, analisar esses gatilhos e criar estratégias eficazes para gerenciá-los.

Desenvolvimento de Carreira/Aprendizado

Não importa em qual campo você atua, é importante que você sempre esteja aprendendo e desenvolvendo suas habilidades. Para começar, faça uma Análise SWOT Pessoal para identificar as áreas que precisam ser trabalhadas.
Além das competências técnicas necessárias para executar o seu trabalho, você também precisa se concentrar nas soft skills. Essas habilidades incluem áreas como liderança, resolução de problemas, inteligência emocional e pensamento criativo. Qualquer coisa que você puder fazer para melhorar essas habilidades, irá trazer enormes benefícios para você no seu local de trabalho.
Analise também a existência de quaisquer qualificações que você não possui e que sejam consideradas apropriadas para o seu campo. Se assim for, poderia a falta dessas qualificações ser algo que está te impedindo de progredir ou ter uma promoção? Por exemplo, seria útil ter um determinado diploma ou certificação caso você queira concorrer a uma posição gerencial?
Está te faltando alguma habilidade específica?
Em algumas funções, se manter atualizado com os desenvolvimentos no seu setor ajuda a se manter relevante. Através disso, você conseguirá fazer o seu trabalho melhor, especialmente à medida que você for subindo na hierarquia da empresa.

Pontos-chave

Para ser verdadeiramente eficaz no trabalho, precisamos gerir bem o nosso tempo, nos comunicar com clareza e ter uma boa atitude.
Trabalhadores eficazes são muitas vezes os mais respeitados e os mais produtivos em seus locais de trabalho e são muitas vezes os primeiros a serem considerados para uma promoção. Portanto, definitivamente vale o esforço para melhorar suas habilidades!
Comece fazendo uma análise do seu trabalho para descobrir qual é o seu propósito. Em seguida, aprenda a gerir melhor o seu tempo, se comunicar de forma mais eficaz e controlar o seu estresse.
Além disso, também se certifique de dedicar tempo a novos aprendizados e ao desenvolvimento da sua carreira. Você nunca sabe como ou quando essas novas habilidades poderão fazer a diferença!
Artigo traduzido
Fonte: https://www.mindtools.com/pages/article/being-effective.htm
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