A pandemia do novo Coronavírus obrigou muitas empresas, incluindo o EAG – Empresa Autogerenciável, a adotarem o home office. Quem não estava acostumado com esse formato enfrentou grandes dificuldades, já que esse processo possui algumas particularidades em relação ao trabalho presencial. 

Mas não tem jeito: a tendência é que o trabalho remoto seja uma espécie de “herança” que todos nós vamos receber após a consolidação do novo normal. Por isso, adaptar-se a ele pode trazer muitos ganhos a curto e longo prazo para sua empresa.

E é sobre isso que eu, Marcelo Germano, fundador do EAG – Empresa Autogerenciável, quero conversar com você. Neste texto, eu falo sobre as 5 medidas que nós adotamos aqui na empresa para adequarmos toda a nossa equipe ao trabalho remoto. Elas têm dado certo e mantido os nossos bons resultados. 

Espero que essas dicas funcionem para você também!

O que a sua empresa precisa para executar o home office?

Antes de sair fazendo, você precisa enxergar as oportunidades e as ameaças que o cenário externo traz ao seu segmento, já que elas são diferentes para cada negócio. Você, como dono de empresa, precisa conhecer a sua área melhor do que ninguém para fazer essas análises, certificando-se de que é possível (ou não) trabalhar de forma remota. 

Mas se tem uma dica que eu posso dar aos donos de pequenas e médias empresas, como eu, é: priorize ações para preservar o emprego e o salário dos seus colaboradores e dos seus fornecedores. Portanto, se você for dono de uma empresa cujos processos de compra e venda possam ser adaptados para o home office, faça isso pelo bem de todos os envolvidos nesse cenário. 

Como funciona uma empresa autogerenciável em trabalho remoto?

Em um primeiro momento, trabalhar em casa pode ser bastante desafiador. Afinal, como saber se os seus funcionários estão produzindo e ter controle de tudo o que está acontecendo? 

Essa é uma dúvida muito comum entre os donos de empresa. Mas o que poucos deles sabem (e o que eu vou te contar agora) é: a liderança faz TODA a diferença nesse processo.

Um bom líder deve assumir uma postura eficiente para dar conta desse novo modelo de trabalho e motivar os seus colaboradores a continuarem exercendo as suas funções. Isso inclui em deixar claro para os funcionários que eles devem se mostrar disponíveis durante o dia de trabalho, como se estivessem no escritório. 

Ou seja: é importante deixar claro à equipe que todos devem avisar quando começarem a trabalhar, ao sair e ao voltar do almoço e ao final do expediente. 

Afinal, home office não significa férias, e quanto mais cedo todos entenderem isso, melhores resultados aparecerão mais rapidamente. 

5 medidas que o EAG implementou para o trabalho remoto

Fazer reuniões rápidas e organizar checklists à equipe foram alguns dos processos que implementamos no home office do EAG – Empresa Autogerenciável e que deram super certo. Alguns deles eram processos que a gente já utilizava, mas que foram reforçados neste novo contexto. 

Eu falei um pouco mais sobre essas medidas neste vídeo, mas também as escrevi aqui neste post. Veja todas a seguir e se inspire para adaptá-las ao seu negócio!

1) Reuniões diárias on-line

Em todas as manhãs, nós fazemos uma reunião diária de até 15 minutos, que chamamos de daily. Ela é realizada dentro de uma ferramenta de comunicação interna chamada Slack, mas você pode implementar esse modelo no WhatsApp, no Telegram ou em outro site ou aplicativo de mensagens e de comunicação.

Nessa reunião, cada integrante da equipe precisa falar: o que fez ontem, o que fará hoje e se tem algum impeditivo que esteja atrapalhando o seu trabalho.

Esse mesmo processo se repete ao final do dia, ao final do expediente. Cada funcionário deve avisar à equipe o que conseguiu entregar. 

2) Executar uma gestão eficiente de tarefas

No EAG, nós usamos o Trello para os gestores delegarem tarefas e para os funcionários saberem o que precisa ser feito e quando essas tarefas devem ser entregues. Dessa forma, o processo fica bem mais organizado para todas as partes. 

3) Ter conversas individuais

Outra forma que encontrei para motivar e desenvolver os nossos funcionários é fazer uma reunião individual com cada um deles, a cada 15 dias, chamada de one on one (ou um para um).

Nessa conversa, o meu objetivo, como gestor, é ouvir tudo o que cada colaborador tem para dizer. Eu não costumo dar feedbacks nessas conversas, mas procuro entender o que o meu colaborador está sentindo em relação ao seu novo formato de trabalho. 

Se o funcionário apresentar muitas queixas e dificuldades nesse processo, eu elaboro um plano de ação para resolver essas questões, que colabora para o desenvolvimento dele e faz com que ele se sinta ouvido.

4) Fazer checklists

Os checklists são formas de “instruir” o trabalho para os seus funcionários. Eles funcionam como um passo a passo e são parecidos com uma receita de bolo, no qual você indica “os ingredientes” e “o modo de preparo”, ou seja, quais etapas devem ser feitas até atingir o resultado esperado.

Dessa forma, os ruídos de comunicação são minimizados, os seus funcionários entendem melhor o que deve ser feito e você terá uma maior garantia de que aquele trabalho será executado da forma que você esperava. 

A organização de checklist está bastante associada à organização de processos dentro da empresa. Eu falei mais sobre isso neste vídeo:

 

5) Organizar fluxogramas

O fluxograma é um desenho que ajuda você e os seus funcionários a traçarem todos os possíveis caminhos que os seus processos podem fazer, promovendo tomadas de decisão mais assertivas. 

Neste desenho, você vai desenhar uma caixinha que contém um cenário. Para cada caixinha terá uma setinha entrando e saindo dela, ou seja, sempre existirá um novo caminho que sairá daquela decisão e que acarretará em novos cenários (ou caixinhas).   

Dependendo do processo, é possível que cada caixinha apresente um indicador, ou seja, um resultado que indique que ele está sendo bem executado. É bem parecido com o desenho abaixo:

Considerações finais

Não existe certo ou errado, mas nós estamos estabelecendo boas práticas aqui no EAG – Empresa Autogerenciável quanto ao home office. Todas elas têm sido muito úteis para o nosso modelo de trabalho, e eu acredito fielmente que essas são medidas que ajudam qualquer empresa a se tornar autogerenciável, ou seja, que tem processos bem definidos e que depende sem que você precise microgerenciar cada processo. 

Agora, mais do que nunca, é a hora de você, como dono de empresa, não agir no piloto automático e ser pragmático, fazer análises e tomar ações racionais. Eu sempre digo, eu não acredito em sorte, eu acredito em meta, plano de ação e execução. E quem executa tem chances muito maiores de prosperar e de atingir resultados mesmo em cenários extremos.

Esse é um dos vários motivos que eu, Marcelo Germano, fundei o EAG – Empresa Autogerenciável: ajudar donos de pequenas e médias empresas a saírem do caos e a reajustarem os seus processos, em busca por resultados eficientes, mesmo durante uma crise.

Uma das formas que encontrei para dar esse aconselhamento assertivo foi por meio de uma imersão prática, a Imersão EAG, voltada para quem deseja, de verdade, melhorar os processos da própria empresa e torná-la em um lugar melhor de se trabalhar. E aqui não tem corpo mole: quem quiser garantir a sua inscrição passará por uma triagem para avaliarmos quem está disposto a garantir resultados efetivos. 

Está disposto (a) a fazer esse trabalho duro pela sua empresa? Então inscreva-se AQUI.

O EAG Empresa Autogerenciável foi criado para te ajudar a acabar com o caos da sua empresa e a construir uma equipe autogerenciável que funcione sem depender de você.