Durante os meus 23 anos como empresário, já tive em mente que gostaria que o dia tivesse mais de 24 horas. Eu achava que 24 horas era pouco tempo para resolver tudo o que precisava.

Se você já pensou dessa forma, provavelmente deve entender sobre o que estou falando. Mas e se eu te falar que essa forma de pensar está errada? 

O problema não está na quantidade de horas que um dia tem, mas sim na forma em que você perde, parte desse tempo, com coisas que não são importantes para a sua empresa. 

24 horas é o tempo ideal para se fazer tudo o que deseja, basta ter organização. E um empresário bem-sucedido precisa se organizar e conseguir trabalhar no que realmente importa, nesse meio tempo.

Para que você saiba o que ajudou a me organizar e a gerir tempo para cuidar das minhas 3 empresas, eu, Marcelo Germano, fundador do EAG Empresa Autogerenciável, vou te mostrar o grande segredo de uma gestão de tempo eficiente. 

Te desejo uma excelente leitura e reflexão!

A falta de tempo do empresário

Imagina só esse cenário: você acorda e já sabe tudo o que precisa fazer naquele dia para a sua empresa crescer. E, no final do dia, você conseguiu cumprir todas aquelas tarefas. Parece perfeito, não é mesmo, Comandante? 

Isso é o que eu chamo de gestão do tempo. É quando se há a administração e a organização das horas de trabalho, de forma eficiente para a prosperidade daquela empresa.

Desta forma, esse empresário consegue aumentar a própria produtividade, acompanhar o trabalho dos funcionários e bater metas eficazes para o crescimento do próprio negócio. 

Só que tem muito empresário que não sabe como organizar o seu dia de forma eficiente. Dessa forma, perde-se horas valiosas, às vezes até um dia inteiro de trabalho, apagando incêndios e resolvendo problemas, ao invés de trabalhar naquilo que realmente vaifazer a empresa crescer. 

Geralmente, essa falta de gestão de tempo pode acontecer por dias, meses e até anos, tornando a vida daquele empresário exaustiva. Por isso, parece até que a sua empresa não sai do lugar. 

Se identificou com o que eu falei? Então continue acompanhando, porque vou ilustrar o que, de acordo com minha experiência, é um dia considerado organizado por uma gestão do tempo eficiente. 

Ainda de acordo com o que vivi ao longo dos meus 23 anos como empresário, também vou passar a minha visão sobre o que é um dia totalmente adverso a essa gestão. Acompanhe.

Dia típico x Dia ideal

Eu gosto de usar uma metáfora para explicar o que é um dia típico (sem gestão do tempo) e um dia ideal (com gestão do tempo) para muitos empresários. 

Toda vez que você faz algo de bom no seu negócio, você marca um gol, como em uma partida de futebol. Mas, quando você apaga incêndios, ou quando tem um grande problema a resolver, você sofreu um gol.

No dia ideal, você chega a sua empresa e se reúne com sua equipe. Analisa o que aconteceu no dia anterior e observa que tudo deu certo. Analisa as metas e indicadores, e vê que a empresa está dentro da meta. Assim, você começa o dia marcando um gol. 

Você também marca gols quando se reúne com clientes, fecha contratos, analisa os projetos que estão acontecendo na sua empresa, parabeniza os seus funcionários pelos trabalhos bem feitos… esse seria o dia ideal de um dono de empresa.

Mas, na realidade de muitos empresários, acontece o dia típico. Você mal acorda e já confere um e-mail relacionado a algum problema na sua empresa. Você sofre um gol. Você sai correndo para a sua empresa e pega um trânsito infernal, chegando atrasado. Você sofre mais outro gol.

Fora os outros gols que você pode sofrer ao longo do dia. Internet que não funciona, falta de dinheiro para pagar as contas do dia, cliente que reclama do seu produto ou serviço… Você passou o dia inteiro apagando incêndios e resolvendo problemas. É o que eu chamo de trabalho burro.

Nós, donos de PME, passamos 20% do tempo trabalhando no dia ideal, atuando na parte estratégica do nosso negócio, mas 80% do tempo fazendo trabalho burro. 

Só que é possível eliminar todo o trabalho burro através de metodologias. Se você consegue eliminar 40% do tempo que você desperdiça no trabalho burro, são 40% de tempo que você ganha para trabalhar no seu negócio de um jeito muito mais inteligente. 

Que tipo de trabalho você quer fazer: trabalho burro ou trabalho duro? 

Como sair de um dia típico e chegar em um dia ideal 

Você provavelmente deve ter se identificado com a descrição de um dia típico na sua empresa, assim como no dia ideal que você gostaria de ter, não é mesmo, Comandante?. 

Você viu que a gestão do tempo é fundamental para se ter uma empresa organizada, alinhada aos seus processos e com potencial de crescimento. 

Eu demorei para entender isso. Em dado momento da minha vida de empresário, não sabia me organizar, e esse fator prejudicou seriamente as minhas empresas. 

Mas, quando entendi o que precisava ser feito, consegui tornar a minha gestão de tempo eficiente, e assim decolei o meu próprio negócio.

O que vou te mostrar agora é uma solução para você aprender, de uma vez por todas, a gerenciar o seu tempo, para que você nunca mais tenha que perder o seu dia apagando incêndios, sem fazer a sua empresa sair do lugar.

Para que você tenha o dia ideal, e não o dia típico de um empresário que não sabe fazer a gestão de tempo, você precisa elaborar o que eu chamo de Plano de 90 Dias.

O Plano de 90 Dias consiste em reservar um tempo dos seus domingos para planejar os 7 dias de sua semana. Todo empresário de sucesso, que tem uma empresa madura, planeja a sua semana, de segunda a domingo. 

Sim, de segunda a domingo. Um empresário de pequena e média empresa não terá todos os finais de semana livres. Pelo contrário: entender que vão ter dias que você levará trabalho para casa é fundamental para que você continue persistindo no seu sonho, ao invés de desistir dele.

Tendo essa consciência, você vai planejar a sua semana inteira em diferentes blocos. Por exemplo: se você tem três prioridades para serem cumpridas naquela semana, você vai colocá-las em diferentes blocos durante a semana. Não precisa resolver as três de uma vez só. 

Eu também costumo aconselhar ao empresário, ou à empresária, a acrescentar alguns dias essenciais nos seus blocos semanais. São os dias específicos, em que o dono de empresa vai resolver um ponto crucial do seu negócio.

Por exemplo: em uma segunda-feira, o empresário pode determinar o chamado dia do foco. É quando você trabalha exclusivamente naquilo que você é bom, e que gera resultado para a empresa.

Em uma quarta-feira, esse empresário pode focar no dia da limpeza, quando se tira tudo o que está te atrapalhando do meio do caminho, como e-mails não respondidos. 

Por fim, nenhum empresário deve esquecer de separar na sua agenda semanal um dia livre. Pode ser no sábado, no domingo, ou até mesmo um dia da semana. É o dia de descanso, focado para cuidar exclusivamente da vida pessoal. Afinal, a vida é mais do que trabalho e preocupação.

Desta forma, planejar os 7 dias da sua semana, lá aos domingos, é a chave para se manter organizado e consciente de tudo o que está sendo feito na sua empresa. É quando você sai de um dia típico, rumo a um dia ideal, todos os dias.

O registro é fundamental para você não se esquecer do que deve ser feito, para cumprir à risca o que você determinou. Não confie 100% em sua memória, não deixe compromissos importante sem o devido registro!

Temos um vídeo excelente que vai te ajudar a visualizar o que estou falando. Confira:

 

Considerações finais

É de lei: um empresário que não consegue organizar o próprio tempo, acha que 24 horas são insuficientes para resolver tudo o que precisa. 

Na realidade, 24 horas são mais do que suficientes. Isso é totalmente perceptível quando se elabora uma estratégia para realizar uma gestão do tempo que seja eficiente, como o Plano de 90 Dias. 

Sabendo o que precisa ser feito no seu dia, ao invés de perder tempo só resolvendo problemas, faz com que o seu trabalho seja mais eficaz e focado no que realmente importa. Desta forma, a sua empresa não só cresce, como também agradece. 

O EAG Empresa Autogerenciável foi criado para ajudar donos de empresas a acabar com o caos em que seus negócios se encontram e torná-los autogerenciáveis.