Se você está constantemente envolvido em uma rotina agitada, repleta de obrigações e encontra desafios para estruturar suas tarefas de forma eficaz, a Matriz de Eisenhower é uma ferramenta que certamente vai cativar sua atenção

Além de facilitar a organização das responsabilidades diárias, essa matriz contribui para tomadas de decisão mais precisas, impulsionando a produtividade de maneira significativa. Nas próximas linhas, explicamos melhor sobre essa ferramenta e como você pode aplicá-la em seu cotidiano empresarial. Continue a leitura!

O que é a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower é um recurso criado especialmente para a organização das atividades diárias. Você já se viu diante de uma avalanche de tarefas e se sentiu perdido, sem saber por onde começar? Pois bem, a Matriz de Eisenhower pode ser a solução que faltava no seu dia a dia.

Esse método possui tal nome por ter sido inspirado em uma ideia de Dwight Eisenhower, ex-presidente dos Estados Unidos e general condecorado com uma patente de 5 estrelas. Foi ele quem introduziu o conceito que deu origem a essa matriz, a qual se baseia em um quadrante de organização.

Qual é o objetivo da matriz de Eisenhower?

A finalidade da Matriz de Eisenhower é classificar as atividades em um plano sistemático, embasado em dois critérios: urgência e importância. Assim, ela realiza uma triagem dos seus compromissos, evitando que você se dedique a tarefas menos importantes ou menos urgentes. Mas, afinal, como diferenciar urgência de importância? São conceitos distintos? Sim, e a distinção é simples:

Atividades importantes estão diretamente ligadas ao alcance de metas e objetivos específicos, como um projeto mensal ou um relatório que precisa ser desenvolvido.

Por sua vez, tarefas urgentes estão vinculadas a um prazo estabelecido para execução e/ou às consequências que acarretam para a empresa.

Dessa forma, a ideia é estruturar sua rotina de modo a priorizar as tarefas que se enquadram em ambas as categorias, o que certamente vai influenciar positivamente em sua produtividade.

Como é dividida a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta visual que se divide em quatro quadrantes distintos:

1. Importante e urgente:

Esse quadrante abriga tarefas de alta prioridade que demandam ação instantânea. São conhecidas como “faça primeiro” e dizem respeito a ações que não podem aguardar.

2. Importante, mas não urgente:

Aqui residem atividades de significativa importância para o negócio, mas que podem ser planejadas com prazo. Exemplos disso são qualificações e certificações que enriquecem a empresa. Neste caso, é você quem determina o momento adequado.

3. Urgente e não importante

Essa categoria abrange ações que requerem rapidez, mas não carregam um peso significativo em termos de importância. Pode envolver a atenção a uma chamada ou resposta a uma mensagem. Às vezes, é possível delegar a responsabilidade a outro membro da equipe.

4. Não urgentes e não importantes:

Essas tarefas se situam na base da lista de prioridades. Podem ser adiadas e, em alguns casos, até eliminadas do fluxo de trabalho.

Passo a passo de como fazer a matriz de Eisenhower

Fazer a Matriz de Eisenhower é um processo descomplicado. Confira as etapas para desenvolvê-la:

Passo 1: desenhe um plano cartesiano

O início da criação da matriz envolve a elaboração de um plano cartesiano. Crie um quadrado e o subdivida em dois eixos (horizontal e vertical), resultando em 4 quadrantes distintos.

O eixo vertical representa a importância das tarefas, ao passo que o eixo horizontal indica a urgência. Cada quadrante vai possuir um significado elementar para a priorização das atividades.

Passo 2: identifique as tarefas urgentes e importantes

Agora que o plano cartesiano está pronto, é momento de listar as tarefas e classificá-las. Comece pelo primeiro quadrante, que vai abrigar as tarefas consideradas importantes e urgentes.

Essas são as atividades que demandam prioridade e não podem ser postergadas.

Passo 3: identifique as tarefas importantes, porém não urgentes

No segundo quadrante, é importante determinar quais tarefas têm relevância, mas não exigem uma execução imediata. Aqui, estamos falando de atividades de médio a longo prazo.

Por exemplo: elaborar o balanço anual e a projeção financeira da sua empresa é de grande importância, mas não necessariamente urgente quando se está no meio do ano.

Passo 4: identifique tarefas urgentes, porém menos importantes

No terceiro quadrante, inclua as tarefas que têm menor importância, mas necessitam ser realizadas com urgência.

Aqui se enquadram as atividades que devem ser priorizadas devido ao prazo iminente para conclusão.

Caso o seu prazo esteja apertado, considere a possibilidade de delegar essas tarefas a outros colaboradores.

Passo 5: identifique tarefas não importantes e não urgentes

Por fim, no quarto quadrante, liste as tarefas que não são importantes nem urgentes. Essa etapa é crucial para discernir onde não é necessário investir muito tempo.

As atividades deste último quadrante podem ser eliminadas ou realizadas a longo prazo, sem pressa.

Dicas extras para utilizar a Matriz de Eisenhower

Além do passo a passo para construir a Matriz de Eisenhower, algumas dicas são essenciais para otimizar o planejamento, resultando em uma rotina mais tranquila e equipes mais engajadas.

Para lidar com a quantidade significativa de atividades em um negócio, é altamente recomendado o uso de softwares especializados em organização. Esses programas priorizam automaticamente as tarefas e automatizam uma série de ações, facilitando o processo

Além disso, é importante manter a matriz sempre visível para todos os usuários. Seja em um quadro físico na sala de reuniões ou em uma plataforma online de acesso diário, a matriz deve estar prontamente disponível para referência e atualização.

Agora que você já tem uma compreensão sólida de como criar e utilizar a Matriz de Eisenhower, talvez esteja interessado em descobrir como criar uma rotina ideal sendo empresário

Uma rotina bem estruturada pode ser a chave para aumentar a produtividade e o sucesso no mundo dos negócios. Ao equilibrar de forma eficaz as tarefas urgentes e importantes, você vai estar no caminho certo para atingir seus objetivos. Portanto, aproveite esse conhecimento e continue aprimorando suas habilidades de gestão. Lembre-se: o sucesso é o resultado de um esforço consistente e estratégico.