Aprenda a gerenciar seu tempo e turbinar sua produtividade

Um dos maiores problemas dos comandantes, líderes de áreas e principalmente dos colaboradores é conseguir gerenciar o tempo de forma correta e direcionada.   Mesmo que você tenha habilidade para executar determinada tarefa e um prazo longínquo, nada melhor do que entregar antes e ter tempo de qualidade para focar em outras áreas da sua vida, não é mesmo?   Quer saber como conseguir gerenciar o seu tempo e turbinar a produtividade? Confira abaixo algumas dicas essenciais para que consiga modificar o seu dia a dia.  

Por que gerenciar o tempo é importante?

O pensamento do professor, escritor e consultor Peter Drucker, também lembrado como o pai da administração, é uma ótima temática para definir a importância da gestão de tempo:

“O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.

Ou seja, quando não usado da maneira correta e direcionada que deve, ele é uma das únicas coisas que não se tem retorno.   Quando pensamos nesse foco dentro de uma organização, podemos visualizar o quanto esse gerenciamento é vital e valioso quando usado estrategicamente, principalmente para o alcance de resultados.  

Consequências da procrastinação

Mas agora que você sabe quais são os principais pontos para focar na finalização de atividades e no correto gerenciamento do tempo usado, você entende quais são os malefícios de não se organizar?   Confira abaixo quais são os principais pontos negativos para que possa observar em seu dia a dia e principalmente no dos funcionários de sua companhia:  

Poucas conclusões

Quando uma pessoa não executa as atividades que lhe são atribuídas, é natural que não sinta-se satisfeito com o resultado atingido, afinal, está sempre deixando algo para depois, empurrando suas metas.   Um dos sentimentos mais comuns nesse caso é sentir que se fez muito, porém, de que nada foi realizado, no final das contas.  

Sensação de culpa

Muitas vezes as pessoas se sentem culpadas quando estão fazendo outras coisas em sua vida, seja parte de lazer, ir à academia ou tantas possibilidades ao invés de estarem trabalhando.   Isso é algo bem comum e condizente com a realidade de quem costuma procrastinar, portanto, vale essa atenção.  

Tristeza e sofrimento

A pessoa que tem o hábito de procrastinar costuma pensar em tudo aquilo que poderia ter feito e ainda não fez, acumulando sofrimento e sensações ruins.   Esse acúmulo quando não trabalhado de forma corretamente pode evoluir para um quadro de depressão, o que tende a piorar ainda quando esse indivíduo vê que as pessoas ao seu redor estão evoluindo e ele não.  

Estresse

Com todos os pontos apresentados anteriormente, o estresse e a irritação são apenas consequências dos pontos citados anteriormente, afinal, ninguém se sente feliz com uma longa lista de atividades inconcluídas.  

Cansaço extremo

Para piorar tudo isso, essa pessoa que possui várias questões acumuladas e pendentes dificilmente vai conseguir sair desse ciclo, o que só faz com que o estresse fique cada vez pior e mais denso.   Esse indivíduo não vê perspectivas de conseguir sair dessa bola de neve, adiando as tarefas que já existem, as que estão pendentes e aquelas que ainda virão, acumulando tudo novamente.  

Dicas práticas para gerenciar melhor o tempo e evitar a procrastinação

Você sabe que precisa gerenciar melhor o seu tempo e sair desse vórtex de procrastinação? Veja abaixo algumas dicas para começar o quanto antes e ter mais produtividade:  

1 - Faça um planejamento

Mesmo que pareça algo ambíguo, é primordial criar um planejamento estratégico e ter uma gestão de tempo precisa.   Saiba inicialmente quanto tempo você gasta nas atividades que precisa fazer, distribuindo-as da maneira mais condizente com o seu dia a dia.   Inicie suas tarefas e procure concluir uma de cada vez ao invés de deixá-las pela metade, isso vai te ajudar muito nesse processo.  

2 - Saiba as prioridades

Agora é o momento de definir quais são as prioridades do seu dia, o que precisa ser entregue antes, o que pode esperar e o que não tem uma demanda tão alta assim.   Com essa simples visualização, você saberá o que demanda mais esforço da sua parte e o que pode ser deixado para depois.  

3 - Pense nos imprevistos

É preciso que você já tenha calculado dentro do seu tempo semanal o quanto de imprevistos poderão surgir, se prevenindo e sabendo exatamente o quanto terá de tempo útil no final das contas.  

4 - Saiba delegar atividades

Outro ponto que é crucial é saber delegar as atividades que podem ser repassadas para outras pessoas, reduzindo a sua carga e permitindo que foque no que realmente importa para o seu cargo.   É preciso deixar de lado a crença de que você é o único que pode fazer essa tarefa ou que ninguém fará melhor que você, lembre-se que existem milhares de pessoas que podem sim aprender do seu jeito.  

5 - Ferramentas e técnicas de gestão de tempo

Existem muitas ferramentas que podem ser usadas para que você tenha uma melhor gestão do seu tempo, seja para descobrir com mais direcionamento quanto tempo leva em cada questão ou para ter um panorama de tudo o que precisa ser feito.   Algumas das mais indicadas são:

• ClickUp;
• Asana;
• RunRunIt;
• Google Agenda;
• Todoist;
• Evernote.

Além disso, existem alguns métodos utilizados para que o uso do tempo seja mais proveitoso, como:  

Método Pomodoro

Essa técnica é usada para criar um fluxo de trabalho e produção intensa, treinando o cérebro para que se tenha mais foco e qualidade no que será feito.   Assim, o processo é composto de:

• Divida seu tempo entre períodos de 25 minutos;
• Trabalhe ininterruptamente dentro desse tempo;
• Pare por 5 minutos e respire, faça outra coisa e inicie o ciclo novamente.

Método Kanban

Outro método muito usado é o Kanban, usado em grandes empresas que se preocupam em organizar melhor o decorrer do dia, assim como o de seus funcionários.   Ela é composta do agrupamento das tarefas em um quadro dividido entre 4 listras - seja ele manual ou não -, assim, cada função deve ser escrita em um cartão e repassada para o próximo status, seguindo o andamento do processo.   Geralmente ele é dividido entre: em andamento, concluído e iniciar, o que facilita a visualização de quem está gerindo aquelas questões e até mesmo o líder da área.  

Conclusão

Agora que você já sabe qual é a importância de saber otimizar seu tempo, assim como os malefícios dessa desorganização, é a hora de seguir as nossas dicas e começar a aplicar em seu dia a dia.   Esse é um dos primeiros caminhos para quem deseja ter sucesso empresarial, de gestão de pessoas e principalmente atingir novos passos e metas dentro do negócio.