A hora da contratação de um novo funcionário exige que vários processos e instruções sejam explicados para o novo membro da equipe, sempre com muita atenção e cuidado.

Uma dessas ações é a instrução de trabalho! Você sabe o que isso significa? 

Continue lendo e saiba mais do que se trata e como aplicar a sua dentro de sua empresa o quanto antes!  

O que é uma instrução de trabalho (IT)?

A instrução de trabalho é uma ata onde há a descrição de tudo que é preciso ser feito para que uma ação ou instrução seja executada. Esse passo a passo demonstra qual é a forma mais correta para que algo seja executado, do contrário, pode ser que demais ações derivadas tenham efeitos negativos.

Esse documento também é chamado de guia de trabalho, procedimento operacional ou job aid, onde possui muito mais detalhes para que tudo seja feito da maneira mais certeira. 

Para que serve a instrução de trabalho?

Quando há aplicação de uma instrução de trabalho dentro de uma empresa, os processos e regras são muito mais facilmente acessados na rotina dos funcionários. Assim, o líder do setor pode delegar tarefas com mais facilidade sem que se tenha problemas na execução ou que fujam do padrão.   

Além disso, algumas das vantagens, são:

Padrão das atividades;

• Qualidade e rapidez na hora de executar as funções;
• Visão clara de cada etapa da atividade.

Quando não se tem essa aplicação dentro de uma companhia, é comum que as responsabilidades e ações entrem em contradição, além do maior envolvimento do comandante no operacional do que na gestão.  

Importância da instrução de trabalho

A instrução de trabalho é de suma importância para que uma empresa tenha sucesso, principalmente na manutenção e em todo o suporte que por vezes é necessário nos processos internos.
 
Ganha-se mais ainda atenção quando isso interfere diretamente nas atividades diárias de uma companhia, onde regras precisam ser seguidas.  

Quando fazer a instrução de trabalho?

A instrução de trabalho deve ser aplicada logo no início do negócio, porém, se ainda não executada, faça-a quanto antes para ter uma melhor organização em sua empresa! 

O alerta maior para que aplique a instrução de trabalho é quando há grande desorganização ou problemas na reprodução de processos, portanto, fique atento!

Como fazer uma instrução de trabalho?

Quer começar uma instrução de trabalho dentro de sua empresa o quanto antes?

Veja abaixo um passo a passo guiado para que você reproduza com sucesso no seu negócio! 

1. Defina a lista de tarefas

O primeiro passo é entender quais são as tarefas que precisam ser aplicadas dentro dessas instruções, ou seja, aquelas que precisam ter um guia para que possam ser executadas.

Pense em todas aquelas mais focadas no operacional e que precisam ser delgadas para outros colaboradores com excelência.  

2. Peça para o funcionário descrever o passo a passo de como fazer aquela tarefa

Agora, é o momento de solicitar para que o funcionário que possui especialidade na execução da mesma, faça um tutorial de como deve ser seguida, onde deve conter:

• Detalhes do que fazer;
• Cuidados necessários;
• Erros mais comuns;
• O que deve ser observado como foco.

E tudo aquilo para que qualquer pessoa – seja um colaborador já contratado ou um novo da companhia – possa executar sem nenhuma dificuldade ou eventuais dúvidas.  

3. Se possível, grave aquela tarefa sendo feita

Se for possível, peça com que tenha-se uma gravação da atividade sendo executada, assim, fica muito mais fácil para que o outro colaborador possa compreender o processo completo.

Afinal, não existe nada mais fácil do que “ver” uma ação sendo feita por alguém que tem mais especialidade e conhecimento do que está sendo ensinado.  

4. Documente o passo a passo

Procure documentar todos os passos que devem ser seguidos, seja por meio de um vídeo, diante de uma ata específica ou quaisquer métodos que são comumente usados em sua empresa.  

Assim, você terá a comprovação de que essas são as ações executadas e certificadas pela empresa, reproduzindo assim a certeza e certificação para todos os novos aplicantes daquilo.  

5. Compartilhe a IT com a equipe

Por fim, é o momento em que você, comandante, informe com que toda sua equipe quais são as instruções de trabalho que foram definidas e mostra com detalhes.

Tudo isso será essencial para que a equipe mantenha-se unificada nas ações que devem ser seguidas, alinhando assim todos os processos de uma maneira única e padronizada. 

Confira abaixo mais sobre como realizar o desenho de processo de trabalho em sua empresa seguindo as dicas do EAG.  
 

Como usar a instrução de trabalho para otimizar os processos da sua empresa?

Agora que você já entendeu o que deve ser feito para aplicar a instrução de trabalho dentro de sua empresa, é a hora de saber como otimizar vários dos processos.  

1. Inclua instrução de trabalho no treinamento de novos funcionários

Depois de ter toda a instrução de trabalho determinada em sua empresa e atestada, é importante que inclua todos esses processos específicos diretamente no treinamento de novos funcionários.

Tudo isso será essencial e facilitará com que processos comuns do dia a dia se tornem extraordinários, principalmente para os novatos e aqueles que ainda estão pegando o “jeito” do negócio. 

Você verá que a refação de algumas ações e até mesmo erros serão muito menores, portanto, comece o quanto antes!

2. Comece pelos processos mais complexos

Uma dica importante é sempre iniciar pelos processos mais difíceis e que podem gerar mais erros, assim, você facilitará o trabalho tanto de quem atua na parte operacional, quanto na gestão.  

Procure detalhar com o máximo de cuidado o que deve ser feito, e posteriormente, inicie essa ação com as atividades medianas até as mais fáceis.  ​​​​​​​

3. Dê feedback quando a IT não for respeitada

No caso de erros ou desentendimentos, é seu dever como comandante, informar os problemas na execução da instrução de trabalho na hora de dar o feedback. 

Sente-se com o colaborador e repasse o processo até que o que foi equivocado seja compreendido. Tudo isso será essencial para que novas confusões sejam evitadas e tudo mais facilitado.  

4. Peça opinião dos colaboradores para otimizar as instruções de trabalho

Por fim, não deixe de pedir a opinião dos colaboradores envolvidos em todo o aprendizado e aplicação das instruções de trabalho.
Pode ser que muitos deles tenham novas sugestões e mudanças que podem facilitar e até mesmo melhorar todas essas questões internas e até externas de sua companhia.
   
Lembre-se que uma empresa de sucesso está sempre em constante aprendizado e mudança, portanto, não deixe de lado a opinião de quem está executando o operacional.   

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