5W2H: o que é? Como fazer um plano de ação empresarial usando a ferramenta

Gerenciar uma empresa exige o conhecimento de muitas ferramentas. Uma delas é o 5W2H, ideal para o planejamento estratégico - documento que orienta os próximos passos de um negócio ao longo de alguns meses ou do ano.  

O que é o plano de ação 5W2H?

O 5W2H é um checklist de atividades primordiais que devem ser executadas para maior sucesso em um projeto. Cada uma das letras da sigla significam uma pergunta originadas da língua inglesa, que são:

• What? - O que?
• Why? - Porque?
• Where? - Onde?
• When? Quando?
• Who? Quem?
• How? Como?
• How much? Quanto custa?

Ainda com dúvidas? Não se preocupe! Você entenderá como este plano vai ajudar sua empresa ao longo deste conteúdo. Boa leitura!  

Para que serve o 5W2H na empresa?

O 5W2H é uma ferramenta de gestão geralmente utilizada no processo inicial de planejamento estratégico das empresas.   Assim, ele auxilia as metas e o processo necessário para alcançar todas elas com muito mais facilidade e clareza.   Seja ele feito por meio de uma planilha ou em tabela, essa metodologia avalia, acompanha e garante com que as ações sejam simples e claras com todos os envolvidos.   Deste modo, funciona como um guia para que todo o passo a passo ali estabelecido seja seguido.  

Qual a origem da ferramenta 5W2H?

A ferramenta é originária do Japão, criada por profissionais da indústria automobilística em busca de maior qualidade de produção e clareza nos objetivos.   Com o maior envolvimento com a gestão da empresa, foi desenvolvido essa estratégia, que funciona como um mapa das atividades que serão executadas.   Por meio do preenchimento correto de todas as questões citadas acima, o funcionário e empresa possuem muito mais transparência do que deve ser feito e especificações das ações.

Importância do 5W2H

  Essa ferramenta é extremamente importante na distribuição de tarefas e na elaboração dos projetos futuros.   Assim, há uma maior clareza em quais são os objetivos desejados e o que deve ser feito para alcançá-lo.   O processo é feito rapidamente por meio de um preenchimento simples de um checklist, gerando uma visão mais simplificada do problema.   Veja abaixo um exemplo prático de como aplicar o plano de ação 5W2H na sua empresa:

• Implementação de ideias: com uma visão mais clara do que deve ser feito, o processo fica mais simples e com menos obstáculos;
• Economia de tempo e gastos: reduz o tempo de ação e os custos envolvidos, além de um maior aproveitamento dos projetos;
• Maior produtividade: quando todos sabem o que e como devem ser feitas suas ações, o trabalho fica muito mais produtivo e direcionado;
• Ideias transformam-se em projetos: fica muito mais simples de organizar e tirar os insights do papel para a realidade;
• Distribuição correta de tarefas: todos sabem exatamente o que devem fazer e como fazer para que a meta seja atingida.

Quando usar o plano de ação 5W2H?

Deve ser utilizado quando a empresa quer ter ações feitas com muito mais rapidez, produtividade e efetividade.   Algumas das principais questões que indicam o momento exato que esse plano deve ser iniciado, são:

• Busca pelo aumento de lucratividade da empresa;
• Tentativa de aumentar a carteira de clientes;
• Planejamento de mídias sociais;
• Planejamento de retenção de gastos;
• Definição de qual será a estratégia de vendas utilizadas pela companhia;
• Planejamento de manutenção dos equipamentos.

Confira abaixo o vídeo da Equipe Autogerenciável a seguir onde explicamos como funcionam as etapas do nosso planejamento estratégico anual e inspire-se!   https://youtu.be/mdtjWT-wZWI Como fazer 5W2H? Veja abaixo um exemplo prático de como aplicar a estratégia do 5W2H em sua empresa:   É por meio dessa questão inicial que você definirá todos os outros tópicos a seguir.       Mesmo que pareça simples demais, muitas empresas ainda possuem dificuldade nesse mapeamento, por isso é importante responder essa questão.   Aqui é preciso realizar a indicação de qual área ou departamento será feita a ação.   Assim, fica muito mais fácil dos envolvidos se organizarem no tempo estimado. Nessa questão é preciso pensar quem são as pessoas envolvidas nos problemas.   Mapeie quem são aqueles que vão trabalhar em prol do desenvolvimento do plano e das metas.   Ao escolher pessoas erradas, gasta-se mais tempo e muito mais recursos do que o necessário.     Aqui nessa questão devem ser inseridos todos os planos e pontos necessários para alcançar o objetivo final.   É o momento de pensar em todos os detalhes, procedimentos e passo a passo precisos para alcançar a meta criada.     Esse ponto é muito necessário para as empresas visualizarem se é possível ou não encaixar o plano no orçamento disponível.   Nesse caso, ajustes podem ser feitos em prol do objetivo final ou deixar o plano mais para frente quando melhores recursos estiverem disponíveis.  

Qual a diferença entre 5W2H e 5W3H?

A principal diferença entre os dois modelos é a simples adição no 5W3H do tópico:

• How many - quantos?

Nesse caso, há uma maior clareza sobre unidades, ou seja, mais aplicada para itens ou ações que podem ser contadas.   Por exemplo, seja na compra de novos computadores, novos sistemas ou até mesmo na contratação de novos funcionários.   Assim, é preciso bom senso e saber qual dos modelos é o mais aplicável para cada caso de sua empresa. Tenha atenção!   O PCDA é uma ferramenta desenvolvida para constante aprimoramento e supervisão dos produtos ou serviços de uma empresa.   Esse ciclo é composto de quatro etapas:

• Plano - Plano: é o momento de identificar qual o processo de sua empresa ou problema visível precisa ser melhorado - além da criação de um plano de ação;
• Do - Ação: é a etapa em que é preciso designar e envolver as pessoas certas para dar continuidade as estratégias traçadas anteriormente;
• Check - Verificação: aqui é o momento de parar e verificar se todas as ações acordadas estão sendo realizadas, além de se os resultados estão sendo conforme o esperado;
• Act - Ação: por fim, nesse último tópico deve-se verificar o que foi obtido por meio das estratégias traçadas, compreender melhor o processo, identificar as melhorias precisas e assim, reiniciar o ciclo.

Assim, o PCDA pode ser usado para implementar e complementar a ferramenta do 5W2H, principalmente em casos em que é preciso maior eficiência.   Com estas duas ferramentas, a empresa possui:

• Maior controle dos processos e ações;
• Planos de ação com mais eficiência;
• Todas os colaboradores sabem exatamente o que fazer e como fazer;
• Otimização dos processos, redução de retrabalho e despesas;
• Aumento de produtividade;
• Evolução constante da empresa e dos envolvidos.

Conclusão

O plano 5W2H é um plano de ação usado como ferramenta em marketing que serve para empresas usarem na organização das tarefas. Ao seguir essa metodologia, tanto a equipe quanto os líderes conseguem responder todas as perguntas que um projeto precisa seguir para ser bem sucedido.   Agora que você já sabe tudo sobre o 5W2H, é o momento de aplicá-lo quanto antes em sua empresa, tornando a cada vez mais autogerenciável e com resultados únicos.   Se precisa de ajuda para criar um planejamento estratégico ou plano de ação para sua empresa inscreva-se no Programa EAG e aprenda os 6 pilares de uma empresa autogerenciável.