Automatização de processos: como implementar na sua empresa

Em um contexto empresarial cada vez mais dinâmico, a automatização de processos se tornou um elemento-chave para impulsionar a eficiência e a produtividade em organizações de todos os setores

Ao tornar automático o que antes era executado manualmente, as empresas podem otimizar suas operações, liberando suas equipes para focar em tarefas de maior valor agregado

Na prática, a automatização permite que uma organização se torne mais competitiva e eficiente, elevando sua capacidade de adaptação e inovação no mercado

Com a redução significativa de tarefas repetitivas e propensas a erros, a precisão e a consistência nos processos são aprimoradas, garantindo resultados mais confiáveis.

Nos próximos tópicos, explicamos o que significa automatização de processos e apresentamos algumas dicas pontuais para que você possa implementá-las na sua empresa

Continue a leitura e descubra como é possível transformar a dinâmica operacional da sua organização!

O que é automatização de processos?

A automatização de processos consiste em utilizar tecnologias para executar tarefas rotineiras ou repetitivas no ambiente corporativo

Porém, é importante ressaltar que a automatização não visa substituir a intervenção humana, mas sim aprimorar as operações e otimizar os processos de maneira abrangente.

Vamos tornar a compreensão mais fácil ao trazer a automatização de processos para o contexto cotidiano

Nesse sentido, assim como utilizamos a tecnologia para economizar tempo e esforço em situações comuns, como ao pedir comida por um aplicativo de entrega, a automatização de processos nos negócios também tem essa função.

Afinal, ela permite reduzir os esforços investidos em tarefas rotineiras e repetitivas. Isso libera espaço para focar em atividades que exigem criatividade, tomada de decisões estratégicas e interação humana significativa

Qual é o principal objetivo da automatização de processos em uma empresa?

A automatização de processos tem a finalidade de aumentar a eficiência do fluxo de trabalho em uma empresa

Ao empregar a automatização, é possível diminuir despesas, economizar tempo e evitar falhas. Além disso, é possível potencializar a produtividade e monitorar, em tempo real, todos os procedimentos do negócio

Para tanto, basta substituir tarefas manuais por automatizadas, utilizando softwares e sistemas para dar suporte a uma variedade de atividades.

Vamos considerar um exemplo de automatização de processos para ilustrar melhor. Imagine um processo de gerenciamento de projetos. No método “manual”, a equipe precisa coordenar as tarefas, manter a comunicação por diversos meios, rastrear o progresso e atualizar documentos em diferentes plataformas.

Agora, visualize todos esses passos centralizados em uma única ferramenta, operando de forma automatizada

Por meio de painéis intuitivos e etapas pré-configuradas, o fluxo do projeto pode ser padronizado e gerenciado de forma online. Isto é, pode-se abranger desde a designação de responsáveis até a avaliação de desempenho

Assim, com alertas automáticos e integração com outras ferramentas, o processo flui de maneira eficiente e sem lacunas.

Qualquer membro da equipe com acesso ao sistema pode monitorar o progresso do projeto e intervir conforme necessário. Essa abordagem minimiza erros, acelera a execução das atividades e proporciona uma série de outros benefícios para a gestão de projetos.

Exemplos de processos automatizados

A automação de processos engloba diversas áreas e atividades, tais como

• Faturamento;
• Pedidos de vendas
• Atendimento ao cliente
• Entrada de dados
• Gestão de estoque
• Relacionamento e satisfação do cliente
• Controle de qualidade

Por exemplo: no faturamento, é possível automatizar a preparação de pagamentos e a emissão de faturas

Já na área de controle de qualidade, a automatização garante o padrão dos produtos, assegurando a satisfação dos clientes

Paralelamente, a coleta de dados também pode ser automatizada, proporcionando métricas mais precisas por meio de checklists digitais

Certamente, diante da vasta gama de soluções tecnológicas destinadas à otimização de processos, é imprescindível conduzir uma avaliação personalizada

Esse passo é fundamental não apenas para assegurar resultados positivos, mas também para proporcionar uma adaptação perfeita a cada ambiente operacional específico.

Sintomas de que a sua empresa precisa automatizar processos

De modo geral, toda empresa pode obter grandes benefícios com a automatização de processos. Pois ela permite agilizar o fluxo de trabalho, eliminar erros e elevar a excelência. No entanto, existem indicadores claros que sinalizam a necessidade de automatização:

1. Sinais de falhas na comunicação

Se o departamento de compras encaminhou uma solicitação de aprovação de orçamento e não obteve retorno, isso aponta para uma possível lacuna de comunicação no processo

Com a automatização de processos, esse tipo de lacuna é evitado, garantindo mais consistência na comunicação entre diferentes setores.

2. Execução desconexa da estratégia

Se sua equipe está dedicando esforços em atividades que não estão alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa, isso pode indicar a necessidade de automatização. Ao automatizar processos, é possível garantir que todas as operações estejam em sincronia com a visão e os planos estratégicos da organização.

3. Ausência de uniformidade nos procedimentos

Quando os processos não seguem um padrão definido, a organização está suscetível a falhas, retrabalhos e perda de eficiência. Estabelecer regras claras e automatizá-las proporciona mais consistência e confiabilidade nas operações.

4. Complexidade em localizar desafios

Se a equipe enfrenta dificuldades em identificar exatamente onde ocorrem os obstáculos nos processos, a automatização pode fornecer insights valiosos. Isso permite a rápida identificação e correção de problemas, otimizando a eficiência operacional.

5. Tomada de decisões sem embasamento

Se as decisões estratégicas são baseadas em “intuição” e não em dados concretos, a empresa pode estar perdendo oportunidades de crescimento e aprimoramento

Nesse sentido, a automatização possibilita a análise de dados e geração de relatórios, fortalecendo a tomada de decisões fundamentadas.

Dicas para começar a automatizar os processos da sua empresa

Após compreender a importância da automatização de processos, é chegada a hora de implementá-la na sua organização

A seguir, listamos 5 passos básicos para te ajudar nessa empreitada:

1. Faça um mapeamento detalhado

Antes de automatizar, compreenda completamente o processo. Para tanto, identifique etapas, subprocessos e interdependências. Isso permite eliminar atividades desnecessárias e otimizar a operação.

2. Busque a eficiência na execução

Aprimore a sequência de atividades, identificando gargalos e estabelecendo um fluxo ideal. Além disso, adote alertas para inconsistências e crie planos de ação.

3. Escolha a tecnologia adequada

Selecione softwares e sistemas alinhados às necessidades específicas da organização e que possibilitem automatizar e integrar processos de forma fluida.

4. Implementação estruturada

Estabeleça um cronograma de implementação, realizando testes e automatizando os processos de forma gradual. Escolha uma equipe dedicada.

5. Treine as equipes

Promova treinamentos para que seus colaboradores aprendam a usar adequadamente todas as funcionalidades dos sistemas e dediquem seu potencial intelectual e criativo a tarefas mais significativas.

Agora que você já sabe como implementar a automatização de processos na sua empresa, que tal também focar na otimização de processos? Assim, é possível garantir que sua organização se torne ainda mais eficiente e competitiva. Para saber mais, navegue pelo site do EAG.