Compliance: como aplicar de maneira eficaz em sua empresa

Vivemos em uma época em que notícias sobre corrupção permeiam diversos setores econômicos, globalmente. Nesse cenário, a reputação e imagem de muitas empresas sã prejudicadas em razão do envolvimento com práticas ilícitas na esfera dos negócios ou no âmbito político.

É nesse contexto que o compliance desponta como uma estratégia essencial para garantir a honestidade, transparência e responsabilidade de uma empresa com os seus clientes, parceiros e até concorrentes. Pelo compliance, é possível resguardar a integridade do empreendimento e sinalizar um compromisso consistente com a ética nos negócios, reduzindo os impactos financeiros, jurídicos e de reputação

Neste artigo, vamos explicar, em detalhes, o significado de compliance e mostrar como aplicar essa estratégia efetivamente em sua empresa. Continue a leitura!

O que é compliance?

O termo "compliance", originada no verbo inglês "to comply", significa estar em conformidade com as regras. No contexto empresarial, compliance refere-se à conduta e capacidade da empres de se adequar às regulamentações e leis estabelecidas por órgãos de controle e legislações pertinentes.

Assim, o conceito engloba todas as políticas, normas e os controles internos e externos. Ao aderir ao compliance, as operações estarão totalmente alinhadas com as normativas regulatórias e leis que se aplicam aos seus processos.

Tanto a pessoa jurídica (empresa) quanto seus colaboradores, incluindo fornecedores, precisam adotar condutas alinhadas com as diretrizes dos órgãos reguladores. Ademais, é imprescindível assegurar a estrita conformidade com os protocolos normativos internos. Apenas assim, a empresa estará em compliance em todas as esferas que permeiam sua atuação

Tipos de compliance nas empresas

Há controvérsias sobre quantos tipos distintos de compliance existem, porém, em termos gerais, são categorizados em seis:

1. Compliance tributário ou fiscal

O compliance tributário é uma área complexa e abrange as obrigações fiscais da empresa. A falta de conhecimento ou má interpretação dos diversos tributos municipais, estaduais e federais causa erros no balanço e no pagamento de taxas. Para evitar custos extras e multas, é crucial contar com especialistas tributários.

2. Compliance trabalhista

O compliance trabalhista deve ser adotado por empresas de todos os tamanhos e segmentos. É imprescindível que o registro e as condições de trabalho dos colaboradores estejam consoante a legislação de modo a promover segurança, saúde no ambiente laboral e as condições adequadas ao desempenho das atividades. Além de prevenir litígios e acidentes, o compliance trabalhista resulta em mais produtividade, engajamento e contribui para a retenção de talentos.

3. Compliance nos negócios ou empresarial

No compliance empresarial, concentram-se as diretrizes éticas, a transparência e a adesão às leis anticorrupção. Evite cartel em licitações, abusos e práticas irregulares. Preserve a reputação da empresa no mercado e consolide a confiança exclusiva em sua marca.

4. Compliance na proteção de dados e TI

O compliance em proteção de dados e tecnologia da informação, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e outras regulamentações, é atualmente uma prioridade. Nesse sentido, as empresas devem agir prontamente para manipulação, captura, análise, armazenamento e descarte corretos de dados. Não atender a essas exigências resulta em penalidades, multas e na interrupção das operações.

5. Compliance ambiental

O compliance ambiental mantém a organização em conformidade com todas as leis, regulamentações e padrões relacionados ao meio ambiente, pela adoção de políticas e procedimentos que visam minimizar o impacto ambiental das operações da empresa.

Assim, consiste em ações para prevenir a poluição, gerenciar resíduos de forma responsável e promover a sustentabilidade nos processos de negócio.

6. Compliance financeiro

Um dos principais pilares da reputação e estabilidade financeira de uma empresa é o compliance financeiro, cujo objetivo é evitar a ocorrência de fraudes e desvios, promovendo retidão e transparência em todas as operações. Para isso, é crucial manter um controle rigoroso sobre as movimentações financeiras do empreendimento. Somente assim será possível assegurar a confiança de parceiros, clientes e stakeholders no ambiente empresarial.

Dicas de como aplicar o compliance na sua empresa

Para implementar e gerenciar o compliance na empresa, estabeleça políticas bem-definidas. Inicialmente, o programa deve ser concebido por uma equipe ou departamento dedicado, encarregado de desenvolver, coordenar e supervisionar suas iniciativas. A criação desse departamento deve ser precedida da formulação de um código de conduta, que alinhe a missão, visão e as metas globais da empresa às práticas de compliance.

O código de conduta é difundido pela empresa por meio de uma estratégia de comunicação interna sólida. É necessário, por exemplo, encorajar a denúncia de comportamentos impróprios via um canal seguro e confidencial, também conhecido como ouvidoria.

Lembre-se também de que é fundamental dar o exemplo: os colaboradores modelam seu comportamento com base no que é observado em seus superiores. Desse modo, a integridade e o comprometimento demonstrados pelos líderes estabelecem as bases para uma cultura de compliance bem-sucedida na organização.

Após implementar e difundir o código de conduta, é importante gerenciar o compliance. Confira, a seguir, algumas orientações pertinentes:

• Utilize sistemas de informação que facilitem o monitoramento das atividades e estejam alinhados aos processos de compliance;
• Estabeleça uma gestão de contratos de serviços e materiais que se adeque aos padrões definidos pela empresa;
• Reforce procedimentos de inspeção e fiscalização de atividades, inclusive aquelas sem certificações convencionais;
• Priorize a conformidade de processos nas esferas municipal, estadual e federal;
• Invista em um sistema de padronização e normatização da empresa, mantendo-o sempre atualizado e operante;
• Implemente processos de auditoria interna, direcionados aos requisitos de compliance;
• Adote sistemas de controle com profundidade adequada às necessidades;
• Estabeleça uma comunicação organizada sobre os instrumentos normativos da empresa.