Matriz GUT: como fazer e colocar em prática

Uma das coisas mais difíceis em uma empresa é saber o que priorizar. Afinal, tarefas e problemas ocorrem todos os dias. Nesse sentido, decisões erradas prejudicam os resultados do seu negócio e impedem que os objetivos sejam atingidos.

Mas a matriz GUT ajuda nessa missão. E é por isso que reunimos, logo a seguir, as principais informações sobre essa metodologia.

Acompanhe e entenda no que consiste, como funciona e como aplicá-la na sua empresa!

Aproveite a leitura!

O que é matriz GUT?

A matriz GUT também recebe o nome de matriz de priorização. Assim, como o próprio nome sugere, trata-se de uma estratégia usada para gerenciar projetos, pela qual é possível identificar e priorizar demandas ou problemas.

GUT, sigla para Gravidade, Urgência e Tendência, é a união de três fatores que possibilitam a classificação das prioridades.

O intuito dos criadores da Matriz GUT, Charles Kepner e Benjamin Tregoe, no final da década de 1980, era de que essa metodologia fosse usada para solucionar questões de alta complexidade nas indústrias do Japão e dos Estados Unidos da América (EUA). Afinal, naquele momento, era preciso empregar os recursos mais especificamente, visto que estavam limitados.

A partir disso, essa técnica passou a ser utilizada em outros países e nos mais diferentes ramos empresariais.

Como funciona a matriz GUT?

A matriz GUT usa uma classificação que define prioridades em um determinado projeto.

Gravidade (G)

Na primeira classificação, é analisada a gravidade da situação, ou seja, como o potencial da demanda, ou do problema, de prejudicar a empresa a curto e longo prazo.

Assim, nessa etapa, são analisadas todas as possíveis consequências de não executar a tarefa.

Urgência (U)

A classificação da urgência diz respeito ao prazo existente para a realização da tarefa, ou seja, o fator central é o tempo. Quanto menos tempo disponível para cumprir a demanda, mais urgente será.

Nesse ponto, deve haver uma avaliação para entender quanto tempo o problema, ou a demanda, pode aguardar até ser solucionado. Além disso, serão avaliadas as consequências do atraso, se houver.

Tendência (T)

Por fim, a classificação se refere ao potencial de evolução do problema ao longo do tempo. Com essa noção, será possível prever a probabilidade de se transformar em um de maior gravidade, seja em curto ou a longo prazo.

Sistema de pontuação da matriz GUT

Em cada uma das classificações, existe um sistema de pontuação da matriz GUT, de 1 a 5. Logo, a fim de saber as tarefas a priorizar em um projeto, será preciso responder aos quesitos que geram a pontuação, multiplicando ao final.

Saiba mais detalhadamente a seguir.

Gravidade

1. Sem gravidade;

2. Pouca gravidade;

3. Grave;

4. Muito grave;

5. Extremamente grave.

Urgência

1. Pode esperar;

2. Pouco urgência;

3. Urgente, precisa de atenção a curto prazo;

4. Muito urgente;

5. Precisa de ação imediata.

Tendência

1. Não mudará;

2. Piorará a longo prazo;

3. Piorará a médio prazo;

4. Piorará a curto prazo;

5. Piorará rapidamente.

Confira um exemplo de aplicação da matriz GUT

Como um exemplo de Matriz GUT, pense na seguinte situação: o time de vendas da sua empresa enfrenta alguns problemas. Primeiramente, o índice de conversão de vendas pelos leads é baixo. Porém, também não são ministrados treinamentos, e os processos estão desorganizados.

Para identificar o que é preciso resolver com maior prioridade, distribua a pontuação e depois a multiplique, como demonstrado a seguir:

Portanto, conforme o resultado da técnica da matriz GUT, você deve priorizar o problema de baixo índice de conversão de leads em vendas.

Pela distribuição das pontuações, ficou constatado que esse problema é de extrema gravidade, cuja necessidade de ação é imediata, e piorá em um curto espaço de tempo.

Leia também: Como fazer otimização de processos.

Aplicando a matriz GUT na sua empresa

Entendendo o sistema de pontuação, falta conferir o passo a passo de aplicação na sua empresa.

1. Faça uma listagem dos problemas ou tarefas

A primeira atitude é listar todas as demandas ou problemas que precisam ser solucionados em um determinado setor ou projeto, por exemplo.

2. Defina a GUT

Defina o nível de gravidade, urgência e tendência, pelo sistema de pontuação e exemplo mencionados.

3. Calcule o resultado

Em seguida, com todos os pontos atribuídos, multiplique os pontos das classificações.

A tarefa ou problema com a nota mais alta na tabela da matriz GUT será a sua prioridade no momento.

4. Elabore um plano de ação

Chegando a esse ponto, você já sabe o que priorizar na sua empresa. Então, é hora de desenvolver um plano de ação.

Inclua informações como:

• Objetivos;
• Ações necessários;
• Responsáveis;
• Prazos de entrega.

A partir disso, será mais fácil resolver aquilo que ficou definido como prioridade. Afinal, no plano de ação, ficará detalhado tudo o que precisa ser executado, quando, por quem e o porquê.

Agora que você se familiarizou com a matriz GUT, sabe usar a pontuação e entendeu como aplicar a técnica, teste-a na sua empresa.

Muito útil em diferentes situações, principalmente no planejamento estratégico, contribui para a definição das ações necessárias para atingir as metas do seu negócio. Como consequência, sua empresa consegue mais resultados e expande.