Compreendendo o que é Benchmark

Sem se ater muito a tradução da palavra, Benchmark é a referência, o melhor produto, serviço, ou a melhor prática. É a referência quando se faz uma comparação entre a empresa e a concorrência com relação aos seus produtos e aos seus serviços: quem está sendo mais eficaz? Quem está tendo um retorno melhor? Essa comparação serve tanto para produtos ou serviços quanto para melhores práticas de gestão, RH, logística, operações, etc. Enfim, qualquer desafio que você esteja enfrentando no momento tem alguém que já descobriu a solução e você não precisa inventar a roda.

E Benchmarking? É a mesma coisa?

Também existem definições diferentes para a palavra, mas para simplificar, Benchmarking é o ato de observar, pesquisar, ou visitar as empresas que tem as melhores práticas e procurar adaptar e melhorar essa práticas na sua organização. Sobre o meu ponto de vista, você pode fazer benchmarking tanto com setores afins (concorrentes) como com setores totalmente diferentes.
Quando se fala em Benchmarking, fala-se da ferramenta para fazer essa comparação. Geralmente, as empresas definem os pontos que vão analisar para a comparação e fazem gráficos com essas informações.
A realização do gráfico é bem importante porque essa é uma forma bastante clara de fazer comparações entre as companhias. Por ser uma ferramenta visual, ela permite que os envolvidos entendam de maneira mais fácil os dados do Benchmark.
Além disse fizemos um vídeo explicando a diferença entre ambos termos, só clicar aqui.

A importância dessa comparação para os negócios

Como foi dito, quando a companhia observa a concorrência, ela aprende aquilo que o mercado busca. Por exemplo: se uma companhia vê que a sua concorrente tem serviço X que está sendo muito contratado, ela percebe que existe ali um espaço a satisfazer no mercado. Outra coisa: se a companhia e a concorrente oferecem o mesmo produto, porque ela tem mais rendimento?
Todas essas informações e a reflexão para chegar às respostas são possíveis a partir da comparação com as companhias concorrentes que, por sua vez, é possível com o Benchmarking. Por isso, aprender e ensinar essa prática aos colaboradores é essencial.

Alguns benefícios do Benchmarking

A quantidade dos benefícios que o Benchmarking traz as empresas é bem grande. Todos os setores e os resultados como um todo podem tornar-se bem mais expressivos quando as informações que o Benchmarking apontam são bem utilizadas.

Erros são diminuídos

Aprendendo o que dá mais resultados e também formas mais modernas e eficazes de trabalhar, os erros em várias etapas do trabalho são bastante reduzidos. Com menos erros é mais provável que menos dinheiro seja perdido e também que a imagem da companhia seja arranhada. Afinal, evita-se que um produto com menos qualidade chegue ao mercado. Por outro lado, ajuda a empresa a continuar crescendo e evoluindo, melhorando seu produto, sua estratégia e suas práticas de gestão, produção, etc.

Consumidores bem mais felizes

Com o Benchmarking as companhias podem entender melhor o que o cliente está desejando naquela época, do que ele está precisando e de que forma esse serviço e produto podem ser fornecidos para que ele fique ainda mais feliz.
Todas as empresas sabem que deixar o cliente satisfeito é essencial, porque se ele não estiver satisfeito procurará outra empresa, trazendo redução de receita. Assim, esse benefício justifica ainda mais a importância de se usar o Benchmarking.

A empresa sempre melhor

Adotando sempre medidas de sucesso para a empresa, ela sempre estará melhor e uma empresa sempre melhor atrai os clientes. Os consumidores gostam de companhias que mostrem melhorias e que demonstrem também esforço para ficar sempre em destaque. Sendo assim, o Benchmark é vital para isso.

Menos dinheiro gasto e gasto melhor

Melhorando sempre e colocando em prática novas formas de trabalhar, os erros são diminuídos e os custos com esses erros também. Quando a companhia comete muitos erros no seu trabalho, ela gera 2 tipos de custos desnecessários: o custo para cometer o erro e o custo para consertá-lo.
Contudo, é claro que esse capital poderia ter melhor utilização se fosse empregado em investimentos para a companhia, por exemplo.

Mas o Benchmarking é cópia?

O ato de observar as companhias concorrentes não pode ser confundido com cópia. Ao fazer a comparação entre a empresa e as outras, a ideia é entender o que precisa ser mudado ou melhorado e não copiar as ações de sucesso do concorrente. É importante lembrar que a cópia traz sérios prejuízos e precisa ser evitada, inclusive por uma questão ética.

Benchmarking interno: uma forma de a empresa usar a técnica internamente

Antes de começar a comparar a empresa com as outras, os empreendedores podem fazer um Benchmark com os segmentos da própria empresa. Por exemplo: pode-se analisar o setor de Recursos Humanos, de Qualidade, de Vendas e outros: o que está funcionando nesses setores? Quais são as medidas de cada um que podem ser utilizadas nos outros e gerar resultados mais interessante? Essa é uma forma de começar o Benchmarking.

Funções também são elementos do Benchmarking

O item anterior fez uma comparação dos setores da companhia. No entanto, pode-se dividir ainda mais para aplicar o Benchmark: as funções diferentes que existem dentro da companhia já são suficientes para que se faça a análise.
Se os vendedores estão tendo grandes retornos em suas atividades, o que eles fazem que podem ser aplicados aos profissionais do Marketing, por exemplo? Qualquer função pode ter coisas a ensinar a outras.

Genérico: empresas de outras áreas também fornecem informação sobre Benchmarking

Quando se fala em Benchmark, pensa-se em analisar empresas concorrentes e, consequentemente, do mesmo ramo. No entanto, será que a análise de empresas de outros segmentos também é permitida? Sim, ela é. As boas ideias não são exclusivas de um segmento e, por isso, vale a pena observar as medidas tomadas por companhias de outras áreas também. Mesmo que elas não forneçam o mesmo produto e serviço, pode haver coisas a aproveitar.
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Tipos diferentes de Benchmarking

Pode-se perceber, a partir do que foi visto, que existem 4 classificações para o Benchmarking: o interno, o funcional, o genérico e o competitivo. Todos eles são importantes e, na verdade, pode-se afirmar que são complementares: cada um traz dados de perspectivas diferentes e o Benchmarking que utiliza esses 4 tipos dá à empresa ideias muito completas a respeito do seu trabalho.

Como realizar o Benchmarking

Essa é uma atividade que precisará de planejamento da companhia. Existem alguns tipos de Benchmarking que podem ser realizados de maneira mais fácil e sem a interferência de outros. No entanto, existem algumas classificações que pedem a ajuda de empresas especializadas nisso. A seguir, serão discutidas formas de realizar o Benchmarking nas companhias.

Estabelecimento de objetivos e de método

Antes de iniciar, é essencial que a empresa determine qual tipo de Benchmarking realizará, podendo realizar todos, se será preciso consultoria, quem serão as pessoas e os setores envolvidos e o que se pretende com essa análise. Esse planejamento é importante e não pode ser deixado para depois, porque ele mostrará, inclusive, os investimentos de dinheiro e de tempo que serão necessários.

Quando a ajuda de fora é necessária?

No caso do Benchmarking competitivo, ou seja, da comparação e análise a partir de empresas concorrentes, é aconselhável que uma consultoria especializada seja contratada. Pode ser difícil analisar a concorrência: muitos nunca fizeram isso e não sabem como podem fazer isso. Por isso, recorrer a especialistas é uma maneira adequada de aproveitar as informações da comparação e de comparar da forma certa.

Mas quais empresas deverão ser analisadas?

Como a ideia do Benchmarking é selecionar as atitudes que dão certo, é importante que sejam analisadas as concorrentes grandes, ou seja, que estão em ascensão, que vendem e que têm destaque. Antes de contratar a ajuda externa, é importante fazer uma lista com as principais concorrentes para que a consultoria saiba quais precisa analisar. Porém, nada impede que você faça isso com empresas menores, porém notáveis nas suas práticas.

O Benchmarking funcional: como realizá-lo?

No caso desse Benchmarking não existe a necessidade de contratar ajuda externa: os colaboradores e chefes da própria empresa podem selecionar as ideias que estão dando certo.
O ideal é que a companhia toda seja envolvida nesse Benchmarking. Para começar, a companhia pode solicitar que os funcionários de cada setor digam quais atitudes daquele setor que eles acham que dão certo. Essas atitudes precisam ser elencadas em um relatório, que ficará a cargo do líder desse setor. Além disso, o dono da empresa também pode fazer a sua própria análise.
Depois de um tempo para que os colaboradores façam esses apontamentos, pode-se marcar uma reunião com os líderes para discutir quais são as ideias que podem ser compartilhadas pelas outras áreas da companhia. É muito importante que todos os líderes, de todas as áreas, participem do processo.

E depois? É só implementar?

Não importa o tipo de Benchmarking que tenha sido realizado: é preciso considerar que nem sempre todas as medidas servem integralmente para todos os segmentos e empresas. Muitas vezes, é necessário fazer adaptações.
No entanto, uma vez determinado que serão implementadas ações de outras empresas ou segmentos, é essencial que haja um tempo para que os colaboradores acostumem-se com as mudanças que ocorram.
No caso do Benchmarking funcional, se for preciso tirar alguma dúvida com o setor original de determinada mudança adotada, a comunicação deve ocorrer. Isso também será importante para que os setores da companhia dialoguem, conheçam-se melhor e, a partir daí, possam também trabalhar melhor.

Resultados: o Benchmarking precisa trazê-los

A ideia de implementar ações de sucesso na empresa é que ela se destaque e isso inclui os seus resultados serem melhores. Por isso, depois de fazer as comparações e as análises usando o Benchmarking e colocá-las em funcionamento, as empresas precisam estabelecer os resultados que esperam e o prazo para que eles cheguem.
É, contudo, essencial que os líderes e os colaboradores de cada setor envolvido sejam informados a respeito dos resultados e dos prazos. É fundamental você criar indicadores de antes e depois, até para que você tenha uma noção claro do retorno do seu investimento e das melhorias alcançadas com essa prática.

O Benchmarking não pode ser apenas periódico

O Benchmark não pode ser uma prática que acontece só às vezes: esse é um processo, o que significa que não para. É importante que haja sempre a atenção com os concorrentes e com a condução vitoriosa do trabalho em um segmento ou em uma função.
No entanto, é claro que não dá para, constantemente, contratar-se ajuda externa para análise, por exemplo. Isso pode ser feito semestralmente. De fato, pode-se estabelecer, a cada seis meses, uma semana voltada para o Benchmarking. Nessa semana, o processo é discutido de forma mais intensa e mais mudanças são propostas. Entretanto, mesmo que em ritmo menor, isso precisa ocorrer sempre.

Quem não vai usar consultoria

No caso dos Benchmarks genéricos e competitivos, que envolvem outras empresas, as companhias têm mais uma opção além da consultoria: a parceria. Quando as empresas tornam-se parceiras, elas ficam próximas e, assim, é mais fácil observar quais são as atitudes que dão certo.
Contudo, é essencial não se esquecer da ética: a parceria precisa ser vantajosa para a companhia que se quer observar também. Aliás, e se ela quiser aplicar o Benchmarking? Na verdade, não haveria problema. Afinal, o bom que haja uma troca entre as companhias do mercado.

Dicas para fazer benchmarking

Existem algumas empresas que tem uma política de portas abertas para benchmark, e isso facilita muito o aprendizado. Eu já tive a oportunidade de visitar empresas nos Estados Unidos como por exemplo Zappos , Apple e Disney para aprender mais sobre Cultura Organizacional, assim com tive oportunidade de visitar o Google , para fazer benchmarking sobre as melhores práticas do RH.
Então a grande dica aqui é que existem empresas que tem uma política aberta para isso e você pode encurtar o caminho, basta apenas pesquisar quais são essas empresa e agendar sua visita.]]>