Reunião de alinhamento: como fazer e quais os benefícios?

A reunião de alinhamento é uma das atividades pregadas diariamente em várias empresas, onde o principal objetivo é, como o próprio nome já diz: deixar todos os colaboradores a par do que está acontecendo.

Ela pode ser usada tanto para a coordenação dos afazeres diários, para informar sobre acontecimentos importantes, para melhorar a comunicação interna e tantas outras possibilidades.

Quer saber mais sobre como funciona?

Continue lendo abaixo todas as informações e comece a aplicá-la o quanto antes!

O que é reunião de alinhamento?

Afinal, do que se trata uma reunião de alinhamento?

Ela nada mais é do que um encontro - seja ele online ou presencial - rápido e simples para que pontos específicos possam ser alinhados.

Nesse caso, é comum que o líder ou quem está gerenciando essa tarefa, já tenha todos os pontos que precisam ser abordados separados, assim, direcionando para que o processo seja otimizado.

Muitas reuniões de alinhamento acontecem diariamente, como é o caso da daily scrum, enquanto o 1:1 é mais demorado e específico para um indivíduo, além de tantas outras possibilidades.

Você precisa encontrar aquele modelo que faz mais sentido para sua equipe e também para os objetivos que precisam ser resolvidos, poupando tempo de todos por meio de ações agilizadas.

Como fazer uma reunião de alinhamento?

Para fazer uma reunião de alinhamento direcionada e com muito mais cuidado, confira abaixo algumas dicas essenciais para começar hoje mesmo dentro de sua companhia!

1. Planejamento antecipado

O primeiro passo é realizar o planejamento de forma antecipada para que esse encontro aconteça da forma mais otimizada possível.

Por isso, separe previamente:

• Tópicos que serão debatidos;
• Questões que precisam ser aprovadas;
• Dados relevantes para apresentar;
• Metas que precisam ser batidas; e
• Informações que precisam ser repassadas para os colaboradores.

Além disso, em muitos casos, é interessante passar de forma prévia para os interessados o que será debatido, possibilitando com que indagações e questões possam ser discutidas no ambiente.

2. Tempo otimizado

É primordial que o responsável pela reunião saiba gerenciar o tempo acordado, assim, deve-se observar quando divagações estão acontecendo ou até mesmo "encheção de linguiça".

Assim, é interessante que seja direto no que vai expor, observando se os outros envolvidos também estão adotando essa postura.

Ah! Lembre-se de estabelecer um horário de início e fim específico, obedecendo assim aquilo que foi acordado.

3. Crie metas de curto prazo

Metas que abordam missões de longo prazo são mais complicadas de se manter, isso porque é natural que obstáculos apareçam no meio do caminho.

Assim, para que um alinhamento mais específico aconteça com toda a equipe, é interessante criar as de curto prazo que levem até a meta principal no final das contas.

Para isso, é preciso estar observando e acompanhando os números de forma constante, informando todos os envolvidos no avanço delas e o que precisa ser feito para que sejam efetivadas.

4. Tire as dúvidas

É importante que tenha um tempo estipulado para tirar dúvidas de todos os colaboradores, diminuindo assim a reprodução de desalinhamentos e até de falta de interação da equipe.

Geralmente o período separado é no final da reunião, onde muitas questões podem ter sido esclarecidas no decorrer da mesma.

5. Reuniões constantes

Por fim, é bem comum que essas reuniões de alinhamento aconteçam com maior frequência, nesse caso, encontre um período de tempo que seja interessante para todos os envolvidos.

Tudo isso te ajudará a ter um encontro proveitoso e que com certeza será muito positivo no quesito de contribuições para o negócio como um todo!

Para que serve uma reunião de alinhamento?

A reunião de alinhamento serve para que uma equipe possa sempre estar por dentro de tudo o que está acontecendo no dia a dia. Assim, pode servir tanto para:

• Tirar dúvidas sobre questões pontuais;
• Revisitar processos internos ou externos;
• Apresentar novos colaboradores; e
• Informar novidades para os trabalhadores.

E muito mais! É preciso que os líderes do time saibam quando fazer esse alinhamento sem desperdiçar tempo ou atrapalhar a agenda de todos os envolvidos.

Confira no vídeo abaixo mais sobre as questões que são discutidas em reuniões podem ser executadas posteriormente e coloque-as em ação!
 

Quais são os tipos de reuniões de alinhamento?

Veja abaixo quais são os principais tipos de reuniões de alinhamento que são comumente usados e inspire-se para aplicá-los em sua empresa diariamente ou apenas em momentos necessários!

1. Reunião para a tomada de decisões

Aqui o ponto é informar e até mesmo debater com todos os envolvidos de um setor a ideia de começar uma nova ação dentro do time.

Pode ser desde como a abordagem de um novo produto será feito, quais serão os próximos passos adotados por todos os colaboradores e muito mais.

Nesse caso, é importante ter em mente se essa já é uma decisão concreta, ou, se ainda está em fase de debate por entre todos os envolvidos, deixando claro previamente.

2. Reunião informativa

Outro modelo de reunião de alinhamento muito usado é a informativa, nesse caso, pode ser para:

• Avisar da chegada de um novo colaborador;
• Falar sobre a saída de um trabalhador;
• Repassar um novo processo; e
• Informar sobre uma nova regra ou questão adotada na empresa.

Ou tantas outras opções!

3. Reunião de feedback

A reunião de feedback, ou 1:1, pode ser feita tanto de forma individual quanto com todo o time envolvido, mas, é preciso cuidado!

Se for para ter uma fala específica e direcionada para um colaborador em específico, vale a pena chamá-lo para uma conversa individual.

Enquanto isso, se é para todo o setor ou um grupo de pessoas, é possível que seja uma call em conjunto.

4. Reunião de brainstorming

Já a reunião de brainstorming pode ser usada quando há a necessidade de novas ideias, seja para um lançamento, para a criação de um novo nome de produto, ou para o desenvolvimento de um processo.

Nesse caso, é preciso mais ainda organização e cuidado com o tempo, visto que como a intenção é deixar que as ideias "fluam", podem ir além do acordado e até esperado.

5. Reunião de apresentação de resultados

A reunião de apresentação de resultados também se encaixa dentro do padrão de alinhamento, isso porque por meio desse demonstrativo, têm-se mais noção se a meta traçada foi atingida ou não!

Por isso, ela deve ser feita assim que os resultados são obtidos, permitindo com que todos os envolvidos no plano saibam em que pé se está, o que pode ser melhorado e o que foi feito corretamente.

6. Reunião Daily Scrum

Por fim, a Daily Scrum é um dos modelos mais interessantes, principalmente para companhias que possuem trabalhadores em modelo remoto.

Assim, há um encontro diário - geralmente na parte da manhã -, onde todos comentam o que fizeram no dia anterior, o que farão no dia vigente e se existe algo que está atrapalhando o decorrer das ações.

Isso serve para que a equipe se alinhe e assim, consiga reduzir os possíveis danos ou erros futuros, além de aumentar o engajamento do time.

Dicas práticas para fazer uma reunião de alinhamento

Confira abaixo algumas dicas para conseguir fazer uma reunião de alinhamento cada vez mais otimizada e com qualidade para seu time!

• Faça um planejamento prévio;
• Determine o tempo de início e de finalização;
• Selecione as pessoas que realmente precisam estar nesse encontro;
• Elimine distrações;
• Revise as metas - quando for necessário;
• Explique os objetivos com muita clareza;
• Abra espaço para que questionamentos possam ser discutidos;
• Faça encontros recorrentes para revisitar a discussão levantada; e
• Lembre-se de anotar tudo em uma ata simples.

Tudo isso te ajudará com que sua reunião de alinhamento tenha muito sucesso e com bastante produtividade para todos os envolvidos.

Importância da reunião de alinhamento

O alinhamento interno de uma empresa tem suma importância para questões como:

• Previne vários problemas ou que algumas ações não sejam executadas;
• Permite com que a equipe se conheça mais, ampliando os laços;
• Dá a abertura necessária para que várias questões possam ser debatidas;
• Amplia a possibilidade de melhoria de processos internos e externos;
• Fortalece a performance dos colaboradores e da equipe como um todo;
• Melhora o clima organizacional da empresa;
• Fortalece a imagem da empresa diante do mercado;
• Amplia a inteligência emocional do time.

Então, comandante, agora que você já sabe mais sobre como funciona essa reunião tão importante e tão impactante dentro de seu negócio, é a hora de começar a aplicá-la o quanto antes!

Se você já a executa ou algum outro modelo parecido, não deixe de citar nos comentários e assim, ajudar cada vez mais empreendedores ao redor do Brasil!